¿Cómo crear plantillas personalizadas en Microsoft Excel?

Microsoft Excel es una de las aplicaciones de procesamiento de datos más populares para los usuarios de Windows. Incluso puedes usarlo en Mac en lugar de la aplicación Numbers de Apple. A veces, es posible que deba preparar con frecuencia la misma hoja de cálculo de Excel con un conjunto de datos diferente. En tal caso, Excel le permite crear una plantilla y reutilizarla en lugar de crear un nuevo archivo cada vez. En este artículo, explicaremos cómo crear una plantilla personalizada en Microsoft Excel y ahorrar tiempo.

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¿Por qué crear una plantilla en Excel?

Dependiendo de su necesidad, hay muchas razones para hacer uso de plantillas en Excel.

• Los profesores pueden crear una plantilla de hoja de calificación del estudiante y reutilizar la misma plantilla para completar las calificaciones durante diferentes exámenes.
• Los vendedores pueden crear una plantilla para realizar un seguimiento de sus clientes e ingresos.
• Las pequeñas empresas pueden mantener plantillas para facturas, pagos, inventario, etc.

Muchos usuarios copian y pegan el libro de trabajo anterior y modifican los datos cuando querían reutilizar la misma plantilla. Esto puede conducir fácilmente a errores o confusión al procesar una gran cantidad de datos. Por lo tanto, puede crear una plantilla vacía o esqueleto con fórmulas y usarla sin errores. Además, también puede usar plantillas para crear documentación o tutoriales que desee mostrar en la hoja de cálculo de Excel en lugar de en un documento de Microsoft Word.

Plantillas en Microsoft Excel

En este artículo, analizaremos la aplicación de Microsoft Excel que se incluye como parte de la suscripción a Microsoft 365. Sin embargo, puede seguir un proceso similar al usar la aplicación de Excel independiente. Ya sea que use Windows o Mac, Excel ofrece dos formas de usar plantillas:

1. Descargue y use plantillas predefinidas de Microsoft
2. Cree su plantilla personalizada
3. Utilice plantillas en línea en Excel

1. Uso de plantillas predefinidas de Microsoft

La suscripción a Microsoft 365 viene con una gran cantidad de plantillas integradas. Recomendamos usar estas plantillas ya que pueden ahorrarle una gran cantidad de tiempo.

• Abra Microsoft Excel y cuando esté en la vista backstage, verá algunas plantillas disponibles en la sección «Nuevo».

View Templates in Excel

• Si no ve las plantillas , haga clic en la pestaña «Inicio» y luego haga clic en el botón «Nuevo libro de trabajo en blanco». Esto expandirá esa sección y le mostrará todas las plantillas disponibles.

View New Section

• Haga clic en cualquier plantilla para obtener más detalles al respecto. Si le gusta la plantilla, haga clic en el botón «Crear» para comenzar a descargar la plantilla a su computadora. Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla, descargaremos la plantilla «Tutorial de fórmula».

Download Existing Template

• Después de una descarga exitosa, la plantilla se abrirá y podrá comenzar a editar el contenido.

View Downloaded Template

• Como puede ver, la plantilla tiene muchas hojas con un contenido hermoso. La creación de dicho contenido puede demorar semanas para los usuarios y hacer uso de estas plantillas puede ahorrar ese tiempo.
• La pestaña «Inicio» mostrará solo algunos elementos, como plantillas descargadas o usadas anteriormente. Puede hacer clic en el enlace «Más plantillas» que se muestra debajo de las plantillas o ir a la pestaña «Nuevo» para ver plantillas adicionales disponibles para descargar.

View Additional Excel Templates

• Nuevamente, la lista no contiene todas las plantillas y puede usar el cuadro de búsqueda para encuentre sus plantillas favoritas de Microsoft. Por ejemplo, busque «calendario» para ver más de cincuenta plantillas diferentes que no se muestran antes.

View Calendar Templates

• Puede descargar cualquier plantilla de calendario y actualizar el contenido usando fórmulas integradas. Por ejemplo, después de descargar el «Calendario de las fases de la luna», te sugerirá con alguna ayuda para cambiar el año. Puede cambiar cualquier año entre 2017 y 2030 y actualizar las fases lunares según la lógica de cálculo en la hoja de trabajo «Datos de fase lunar».

Change Year to Update Template Content

• Por lo tanto, simplemente puede cambiar el año y reutilizar la plantilla sin realizar ningún cambio de datos . Del mismo modo, puede descargar plantillas de facturas, presupuestos y planificación personal y reutilizarlas para ahorrar mucho tiempo.
• Después de realizar cambios, asegúrese de guardar el archivo en la computadora local o en OneDrive. Puede guardar el archivo como formato de libro de Excel normal (.xlsx) o como formato de plantilla de Excel (.xltx). Recomendamos guardar en formato de plantilla de Excel para que pueda reutilizarla cuando sea necesario como plantilla sin tener que volver a descargarla de Microsoft.

Nota: Puede ver las plantillas yendo a los menús «Archivo> Inicio» o «Archivo> Nuevo» cuando está trabajando con un Archivo Excel. Además, si no guarda el archivo de plantilla descargado o no realiza ningún cambio en la plantilla, cada vez que necesite descargarlo para ver el contenido. No se almacenará en su computadora.

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2. Creación de plantillas personalizadas en Excel

Aunque las plantillas predefinidas son útiles, también puede crear una plantilla personalizada según sus necesidades. Esta será una tarea única y puede reutilizar la plantilla cuando sea necesario. Esto se recomienda cuando tiene una guía de estilo propia para que su empresa use fuentes y estilos personalizados que no forman parte de las plantillas predeterminadas.

• Abra una hoja de cálculo de Excel en blanco y cree su propia plantilla. Alternativamente, también puede modificar cualquier plantilla existente de Microsoft. Vamos a crear una plantilla de factura de empresa como se muestra a continuación.

Company Invoice Excel Template

• Después de que su plantilla esté lista, vaya a «Archivo > Guardar» o «Archivo > Guardar como» y seleccione la opción «Examinar» para abrir el cuadro de diálogo «Guardar como».

Open Save As Dialog Box in Excel

• Haga clic en el menú desplegable «Guardar como tipo» y seleccione la opción «Plantilla de Excel».

Save As Excel Template

• Proporcione un nombre de archivo (usamos el nombre de archivo como «Factura simple») y guarde su archivo como Plantilla de Excel que tener la extensión de archivo .XLTX.
• La ubicación predeterminada para guardar la plantilla de Excel es C:\Users\<Username>\Documents\Custom Office Templates. Recomendamos no cambiar esta ubicación para que pueda ver todas las plantillas guardadas cuando las necesite en un solo lugar.

3. Uso de plantillas de Excel en línea

Puede hacer clic en el botón «Plantillas en Office.com» en el cuadro de diálogo «Insertar». para ir al sitio web oficial de Office. Como alternativa, puede abrir directamente el sitio web de Office en Edge para ver todas las plantillas de Office en línea.

Online Office Templates

Inicie sesión en su cuenta de Microsoft utilizada para comprar la suscripción y descargue cualquier plantilla que desee.

Download Premium Excel Templates from Office Website

Después de una descarga exitosa, verá un notificación que muestra el nombre del archivo con la extensión .xltx.

XLTX Template Downloaded

Haga clic en el icono de la carpeta para abrir la carpeta del archivo descargado. Alternativamente, puede abrir el Explorador de archivos y encontrar el archivo descargado usted mismo. Debería mostrarse con el tipo «Plantilla de Microsoft Excel». También puede descargar el archivo de plantilla .XLTX desde cualquier otro sitio web de terceros confiable.

Downloaded File Location

Cambiaremos el nombre del archivo como «Plantilla de línea de tiempo» para que sea fácil de entender al ver el nombre del archivo. Ahora, copie el archivo de la plantilla y péguelo en la carpeta “C:\Users\<Username>\Documents\Custom Office Templates”. Debería verse como a continuación en el Explorador de archivos.

Paste Template in Custom Templates Folder

Reutilización de plantillas en Microsoft Excel

Hay dos formas de usar el archivo de plantilla de Excel.

Creación de copias a partir de plantillas

Así es como ha creado un archivo de plantilla copiado de las plantillas de Microsoft. Puede reutilizar las plantillas personalizadas o de Microsoft y guardarlas como un nuevo archivo de Excel.

• Cuando abra la aplicación Excel, se mostrará una nueva pestaña «Personal» que contiene todas sus plantillas guardadas.

Personal Templates

• Abra su archivo de plantilla y comience a editar el contenido.
• Finalmente, guárdelo como un nuevo archivo de Excel y envíelo por correo electrónico o compártalo con sus colegas.

Inserción de plantillas en otro archivo de Excel

A veces también puede necesitar insertar una plantilla dentro de otro archivo de Excel como una nueva hoja.

• Abra el archivo de Excel en el que desea insertar su plantilla.
• Haga clic con el botón derecho en cualquiera de las pestañas de la hoja que se muestran en la parte inferior del archivo y seleccione la opción «Insertar».

Insert New Sheet in Workbook

• En la pestaña «General», puede encontrar todas sus plantillas de Excel, tanto creadas de forma personalizada como descargadas y modificadas desde Plantillas de Microsoft. En la siguiente pantalla, puede ver nuestra plantilla personalizada «Factura simple» y «Fases de la luna» descargadas de la sección de plantillas de Microsoft.
• Seleccione la plantilla para obtener una vista previa en el panel derecho y haga clic en el botón «Aceptar» insertar en su archivo como una hoja nueva.

Select Template to Insert

• El nombre de la hoja será el mismo que usó en el archivo de plantilla.
• El cuadro de diálogo de inserción también contiene una pestaña de «Soluciones de hoja de cálculo». Tiene algunas plantillas predeterminadas para el extracto de facturación, el registro de la presión arterial, el informe de ventas, etc. que puede insertar en su archivo.

Default Spreadsheet Solutions

Nota: Aplicación de Excel muestra los archivos de plantilla «personales» disponibles en la carpeta C:\Users\<Username>\Documents\Custom Office Templates. Esta es la razón por la que debe guardar todas sus plantillas en esta carpeta para que sea fácil acceder a ellas. Sin embargo, a veces no verá las plantillas cargadas manualmente dentro de la carpeta (en nuestro caso, no verá el archivo “Plantilla de línea de tiempo”)”. En este caso, debe abrir la plantilla como un archivo nuevo y copiar y pegar la hoja en otro archivo.