12 consejos de Microsoft Word para mejorar la productividad

Word es parte del paquete de Microsoft Office y es una de las herramientas de procesamiento de texto más populares. Millones de empresas y usuarios individuales dependen de las capacidades de esta poderosa herramienta. La gente crea diariamente a partir de propuestas, informes y casi cualquier otro documento. Word tiene numerosas funciones que hacen que preparar y formatear cualquier archivo de texto o documento sea más rápido y fácil. Sin embargo, a pesar de su popularidad y del hecho de que la mayoría de los usuarios de computadoras dominan el uso de Word, solo unas pocas personas saben cómo usar este poderoso programa en toda su capacidad. A continuación, se incluyen algunos consejos para ayudarlo a ahorrar tiempo y mejorar su productividad al usar Microsoft Word.

Excel Tips PowerPoint Tips

12 Consejos de Microsoft Word para mejorar la productividad

1. Recuperación automática y Autoguardado
2. Recuperar documentos no guardados
3. Personalizar las opciones de pegado
4. Usar contenido del portapapeles
5. Aplicar estilos rápidamente con Format Painter
6. Mantener la consistencia del formato
7. Agregar tabla de contenido
8. Mover bloques de contenido con el panel de navegación
9. Insertar capturas de pantalla rápidas
10. Agregar divisores
11. Insertar comillas
12.  Usar métodos abreviados de teclado

1. Recuperación automática y autoguardado de documentos

Una de las mayores frustraciones para los usuarios de Word es perder todo su trabajo en caso de un bloqueo inesperado del sistema o del programa. Por este motivo, es importante seguir guardando el documento después de realizar algunos cambios. Sin embargo, puede usar algunas funciones de Word para evitar una situación en la que tenga que repetir lo que ya había hecho.

• Utilice las teclas de método abreviado de teclado «Ctrl + S» para guardar un documento por primera vez o cambios en los documentos.
• También puede configurar «Autoguardar» para habilite el guardado automático del documento después de unos minutos. Vaya a «Archivo» y seleccione «Opciones» en la parte inferior de la lista en el panel izquierdo.
• Desde la ventana emergente resultante, haga clic en «Guardar» en el lado izquierdo y en el lado derecho vaya a «Guardar documentos «.
• Marque las casillas «Guardar autorrecuperación…» y «Conservar el último…» y luego especifique el tiempo después de que Word debe guardar automáticamente los documentos (entre 1 y 10 minutos) haciendo clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo . Haga clic en «Aceptar» en la parte inferior de la ventana.

Set Autosave Options in Word

2. Recuperar documentos no guardados

• También puede recuperar documentos no guardados navegando a través del menú «Archivo > Información».
• En «Administrar versiones», haga clic en «Recuperar no guardados…».

Recover Unsaved Document

• Esto abre una lista de archivos no guardados. Haga doble clic en un archivo para abrir.

Unsaved files Option

• Haga clic en «Guardar como» para abrir y guardar una copia del archivo.

Save As Document

3. Personalizar la opción de pegar

La combinación de copiar y pegar es muy útil cuando está trabajando en un documento de Word, pero a veces puede complicado, especialmente cuando está pegando un formato preestablecido. Puede evitar la frustración al:

• Presione «Ctrl + Alt + V» y elija «Texto sin formato» para fusionar el texto agregado con el formato de su documento automáticamente, luego haga clic en «Aceptar».

Paste Options

• También puede configurar las opciones de pegado. Para hacerlo, vaya a «Archivo», elija «Opciones» y haga clic en «Avanzado».
• Desplácese hacia abajo hasta la sección «Cortar, copiar y pegar», personalice las opciones de pegado según sus preferencias y haga clic en «Aceptar».

Customize Paste Fix Slow Word Fix Slow Excel

4. Usando el Portapapeles de Word

Si está copiando varios bloques de texto o imágenes, puede aumentar su productividad almacenando las distintas copias en el portapapeles.

• Para agregar texto o un objeto al portapapeles, seleccione el elemento y presione «Ctrl + C» dos veces.
• Expanda el portapapeles en la pestaña «Inicio» para ver los elementos copiados.
• Haga clic en la flecha de un elemento y haga clic en «Pegar». La opción «Eliminar» elimina el elemento del portapapeles.

Clipboard Documents

5. Mantenga la consistencia del formato con los estilos de texto

Utilice los estilos de texto incorporados de Word para estructurar su documento y crearlo de forma consistente. Seleccione el tema y configure el diseño para su documento, de modo que la legibilidad sea consistente en todo el documento.

Cuando desee diseñar una parte particular de su documento, resalte el texto y seleccione uno de los estilos de texto en «Estilos». cinta en el menú «Inicio». Al aplicar el formato adecuado a sus documentos, puede convertir fácilmente documentos de Word en hermosos libros electrónicos en PDF.

Text Styles in Word

6. Aplicar estilos rápidamente

Probablemente sepa cómo aplicar el formato de un segmento a otro utilizando «Format Painter».

Format Painter in Word

Sin embargo, no lo sabe. No necesita hacer clic en «Copiar formato» cada vez para aplicar el estilo seleccionado a varias partes de su documento.

• Seleccione una porción de texto y haga doble clic en la opción «Copiar formato» en el menú «Inicio».
• Ahora seleccione diferentes porciones de texto en diferentes lugares de su documento para aplicar el estilo.
• Presione escape para salir del pintor de formato.

7. Utilice la tabla de contenido

Crear documento con encabezados apropiados. Los encabezados facilitan la navegación (vista de esquema) y ayudan a generar una tabla de contenido automática en la pestaña «Referencias».

Table of Content in Word

Cuando tenga muchos encabezados, simplemente vaya a la pestaña «Referencias» e inserte la tabla de contenido en su documento . Esto ayuda a su lector a comprender el resumen rápidamente.

8. Panel de navegación para mover bloques de contenido

Crear un documento muy grande es una molestia. Especialmente cuando desea reestructurar el documento, no necesita cortar y pegar los documentos. El panel de navegación lo ayuda a arrastrar y soltar fácilmente los bloques de contenido. Puede habilitar el panel de navegación en el menú «Ver». En Mac, puede habilitar el panel en «Ver > Barra lateral > Panel del mapa del documento».

Document Map Pane in Mac Word

Puede cambiar la configuración del panel para ver el documento página por página en miniatura o como una vista de mapa del documento.

9. Insertar capturas de pantalla rápidamente

Las capturas de pantalla ayudan a mostrar con una sola imagen exactamente lo que explica en cientos de palabras. Para insertar una captura de pantalla en Word, vaya al menú «Insertar> Captura de pantalla». Puede insertar la captura de pantalla completa de cualquiera de las aplicaciones abiertas o solo capturar la parte requerida de la ventana usando la opción «Recorte de pantalla».

Después de insertar imágenes, use «Herramientas de imagen» para agregar bordes y elegir diferentes diseños para su captura de pantalla.

10. Añadir divisor

¿Sabe escribir tres puntos y presionar la tecla Intro creará una línea divisoria de ancho completo en el documento de Word?

Pruebe con diferentes teclas como punto y asterisco para crear diferentes tipos de divisores. Obtenga más información sobre cómo agregar y quitar divisores rápidamente en documentos de Word.

11. Insertar comillas de atracción

Tener miles de palabras sin ninguna imagen o tabla en un documento hace que la gente se aburra. ¡¡¡No te preocupes!!! Tiene la opción de insertar citas coloridas para mantener al lector en sus documentos. Vaya a la pestaña «Insertar» y seleccione la opción «Cuadro de texto». Puede elegir un estilo de cotización predefinido del menú desplegable del cuadro de texto o crear un cuadro de texto predeterminado y formatear con un estilo diferente.

Insert Pull Quote in Word

12. Métodos abreviados de teclado maestros

Los atajos de teclado realmente pueden ahorrarle tiempo cuando trabaja en un documento de Word. Estos son algunos de los atajos subutilizados que ahorran tiempo y energía.

• “Shift + F5”: para pasar a las secciones en las que estuvo trabajando en el documento por última vez.
• “Ctrl” y luego presione en cualquier lugar dentro de una oración: seleccione rápidamente una oración completa.
• “Shift + F3”: para cambiar el caso de mayúsculas de la selección.
• “Ctrl + Espacio”: Para eliminar el formato en el texto seleccionado.
• “Ctrl + F”: para encontrar una palabra o una frase dentro de un documento.
• Puede usar “Buscar y reemplazar” juntos para reemplazar una o más palabras en su documento.

Find and Replace in Word

Conclusión

Microsoft Word es una herramienta de oro estándar para crear cualquier tipo de documento. Tiene una gran cantidad de funciones, lo que facilita la edición y el formato de texto, imágenes y otras ilustraciones para satisfacer nuestros requisitos. Sin embargo, con los conocimientos adecuados, puede utilizar las distintas funciones de Word para ser más eficaz y coherente en sus tareas diarias. Los anteriores son solo algunos de los consejos para mejorar su productividad con MS Word, pero hay mucho más que puede hacer para ahorrar tiempo y obtener los resultados correctos.