¿Cómo proteger con contraseña Word en Windows y Mac?

En nuestro artículo anterior, explicamos cómo proteger con contraseña el libro de trabajo y las celdas de Excel. Al igual que Excel, Word también tiene pocas opciones para proteger el documento con contraseña. En este artículo, exploraremos cómo proteger sus documentos usando contraseñas.

Diferentes formas de proteger el documento

Microsoft le permite restringir el documento de Word con las siguientes opciones:

• Proteja completamente el documento con una contraseña. Necesita una contraseña para ver el contenido.
• Restringir la edición por parte de otros usuarios.
• Hacer que el documento sea de solo lectura.
• Otorgar permisos a diferentes usuarios.
• Agregar firma digital.

Permítanos explicarle estas opciones.

Password Protect Word Document in Windows 10

Si desea evitar que cualquier usuario abra su documento, puede configurar una contraseña para ello. Esto protege su documento del acceso no autorizado.

• Primero, abra el documento para el que desea configurar la contraseña.
• Vaya a la vista backstage usando el menú «Archivo > Información».
• Haga clic en el botón «Proteger documento».
• Seleccione la opción «Cifrar con contraseña».

Encrypt with Password in Word

• Ingrese una contraseña en el cuadro de entrada. Confirme la contraseña con «OK».

Type Password

• Para reducir el riesgo de escribir mal, Word le pedirá que ingrese la contraseña por segunda vez. Escriba la contraseña correctamente y confirme nuevamente con «OK».
• Ahora puede ver que el color de la sección «Proteger documento» cambia a amarillo claro. También indicará que necesita una contraseña para abrir el documento.

Password Protected Word Document

Cada vez que usted o cualquier otro usuario abra el documento, Word le pedirá que ingrese la contraseña como se muestra a continuación.

Enter Password to Open Word

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Marcar como final

Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y no hay forma de recuperar la contraseña si la olvida. Por lo tanto, recomendamos encarecidamente utilizar la opción «Marcar como final» sin ninguna contraseña. Esta opción le permitirá marcar el documento como versión final y evitar que los usuarios editen el contenido.

Final Document

Word mostrará una notificación en la barra de estado superior indicando que el documento está marcado como final. Sin embargo, el usuario aún puede hacer clic en el botón «Editar de todos modos» para editar el documento.

Marked as Final Warning

Restringir la edición

La opción «Restringir edición» es útil cuando se necesitan varios autores para actualizar el mismo documento. Esto abrirá el panel «Restringir edición» en el documento y le permitirá configurar restricciones de formato y edición. También puede restringir la edición desde el menú «Revisar» en el grupo «Proteger».

Restrict Editing in Word

Restricciones de formato

Seleccione la casilla de verificación «Limitar formato a una selección de estilo:» y haga clic en el enlace «Configuración…». Se abrirá el cuadro de diálogo «Restricciones de formato».

Limiting Formatting Styles

Puede limitar diferentes estilos seleccionando las casillas de verificación correspondientes, incluidos el tema, el estilo rápido y el cambio de esquema. También hay una opción para «Mínimo recomendado» para limitar las opciones recomendadas por Word.

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Restricciones de edición

Puede habilitar las siguientes restricciones de edición desde el menú desplegable después seleccionando la casilla de verificación.

• Cambios registrados
• Comentarios
• Rellenar formularios
• Sin cambios (Solo lectura)

Elija la opción requerida adecuada para su documento.

Excepciones y Cumplimiento

Después de configurar las restricciones de formato y edición, puede seleccionar el contenido del documento y proporcionar una excepción para editar a los grupos o usuarios disponibles. Esto es adecuado cuando varios autores están trabajando en un mismo documento con diferentes secciones. Finalmente, haga clic en el botón «Sí, comenzar a aplicar la protección» para aplicar las restricciones.

Password for Edit Restriction

Ingrese la contraseña para aplicar la protección. Puede usar la «autenticación de usuario» si tiene instalado Information Rights Management con su paquete de Office. Permitirá a los usuarios autenticados eliminar la protección y editar el contenido.

Cuando el usuario abra el documento restringido, Word mostrará un panel en la barra lateral que indica los permisos disponibles.

Content Edit Restriction

Restringir el acceso

Para usar este método de protección, también usted necesita Gestión de derechos de información. Esto le permitirá brindar acceso a diferentes usuarios para ver el documento sin permisos de edición.

Firma digital

Cuando tiene una firma digital, puede usar esta opción para insertarla en su documento de manera invisible. Cuando inserte la firma digital, Word marcará automáticamente el documento como definitivo. Cualquier modificación eliminará la firma y deberá insertarla nuevamente. Puede utilizar la firma con fines de aprobación en lugar de para la protección del documento.

Eliminación de la protección con contraseña

En cualquier momento, si no necesita proteger el documento con contraseña, puede eliminar fácilmente la contraseña. Sin embargo, la persona que configuró la contraseña solo puede hacer esto.

• Abra el documento e introduzca la contraseña para ver el contenido.
• Ir a menú «Archivo > Información» y haga clic en el botón «Proteger documento».
• Seleccione la opción «Cifrar con contraseña» nuevamente.
• Ahora puede ingresar otra contraseña o eliminar completamente la existente. Para esto, simplemente elimine los caracteres en el cuadro de entrada.
• Haga clic en el botón «Aceptar».
• No olvide guardar para que el cambio se active.

Proteger con contraseña el documento de Word en Mac

Word Office 365 en Mac también le permite configurar la contraseña con opciones limitadas. Abra su documento y vaya al menú «Revisar > Proteger». Seleccione la opción «Proteger documento».

Protect Document Option in Word Mac

En la ventana emergente, tiene las siguientes opciones:

Password Protect Mac Word Document

• Seguridad: escriba la contraseña para proteger todo el documento.
• Protección: proteja el documento de cambios rastreados, comentarios, solo lectura o formularios. Opcionalmente, también puede configurar una contraseña para esta protección.
• Privacidad: elimine la información personal del documento.

Cuando abre el documento protegido con contraseña, Word le pedirá que ingrese la contraseña como se muestra a continuación:

Enter Password to Open

Al igual que en Windows, no hay formas de recuperar sus documentos protegidos con contraseña en Mac Word si olvida la contraseña.