¿Cómo comparar dos libros de Excel?

Microsoft Excel tiene una función realmente genial conocida como «Comparar archivos» que le permite comparar dos archivos o libros de trabajo específicos y lo ayuda a resaltar esos cambios después de la comparación. En este artículo, explicaremos cómo comparar dos libros de Excel.

Pasos para comparar dos Libros de Excel

• ¿Por qué debería comparar hojas de Excel?
  ¿Qué puede comparar en dos libros de Excel?
• ¿Cómo comparar dos libros de Excel?
  Activar la pestaña Consultar en Microsoft ExcelPasos para comparar dos libros de Excel¿Qué no puede comparar?
• Conclusion

¿Qué no puede comparar?

Hay muchas situaciones en las que puede necesitar comparar dos hojas de Excel:

• You’re having trouble in finding the updates your colleagues have made in your Excel workbooks.
• When you have two versions of a workbooks like a prior version and a current version, sometimes it required to showcase those changes to your manager in the company.
• You may need to analyze your previous growth. In order to do so, you need to check the data changes in the current file comparison to the prior file.

El problema es aún mayor cuando más de una persona está trabajando en el mismo libro de trabajo. en Microsoft Excel y, por lo tanto, podría haber más de una versión del mismo archivo. En todos estos escenarios, debe comparar los libros de trabajo anteriores y actuales y eso será una buena idea antes de continuar.

Cuando tiene dos versiones de en libros de trabajo como una versión anterior y una versión actual, a veces es necesario mostrar esos cambios a su gerente en la empresa.

La función de comparación en realidad se vincula a diferentes funciones con la ayuda de las cuales puede obtener los resultados correctos. Hay un total de 14 áreas en las que funciona esta función y, con mayor frecuencia, puede elegir según su preferencia. Puede marcar o desmarcar las opciones necesarias. A continuación se muestran las áreas en las que funciona esta función:

• Entered Value
• Calculated Values
• Formulas
• SysGen Formulas
• SysGen Formulas Errors
• Structural
• Names

• SysGen Names
• SysGen Names Error
• Macros
• Data Connection
• Cell Format
• Cell Protection
• Sheet/Workbook Protection

En cada una de estas áreas, comparar libro de trabajo le proporciona un método realmente rápido para comparar dos de sus libros de trabajo similares al mismo tiempo. 

Conclusión

La primer paso para comparar dos libros de trabajo de Excel para activar la pestaña ‘Consultar’ en Microsoft Excel. Si no tiene eso en este momento, solo siga los pasos:

Es posible que deba analizar su crecimiento anterior. Para hacerlo, debe verificar los cambios de datos en la comparación del archivo actual con el archivo anterior.

1. Go to “File > Options” menu. This will open you up a small window of “Excel Options”.
2. Now visit the “Add-ins” section. You’ll see active and inactive application add-ins section.
3. Under “Inactive Application Add-ins”, click on ‘Inquire’ Add-in and activate.
4. Select the “Inquire” add-in and look at the bottom “Manage” options. Select “COM Add-ins” from the dropdown, hit “Go…” button and then press “OK”.
5. You’ll have the “Inquire” tab in the ribbon now.

Turning on Inquire Tab in Excel

Valor ingresado

Digamos que tenemos dos libros de trabajo para comparar sus datos. Estamos usando aquí el libro de trabajo «Anterior» y el Libro de trabajo «Actual». En el libro de trabajo «anterior» hemos realizado algunos cambios y lo hemos guardado como un nuevo libro de trabajo «actual». El Libro de trabajo anterior tiene datos antiguos y «Actual» tiene algunos datos modificados.

• Step 1: We have our Earlier workbook like this:

Earlier Workbook

• Step 2: Here is our Current Workbook which has some changed data as you can see.

Current Workbook

• Step 3: Now, go to any of the workbooks. Click on “Inquire” tab and then under “Compare” section, click on “Compare Files”.

Select Compare from Inquire Tab

• Step 4: You’ll see a compare window asking you to choose compare file and to which file you want to compare it with. In our case, the Earlier file goes with “Compare” option and Current file goes with “To” option. You can swap files easily by clicking on the “Swap Files” button.

Choose Files for Comparison

• Step 5: Click on “Compare” button and you will see a new window showing the results of the comparison. In our case, it is the status “Out of stock” in Earlier file which is changed to “In stock” in the Current file. You can also see the detailed description given below like “Entered Value Changed”.

Results of Comparing Two Excel Files

Cuando tenga más cambios, Excel agrupará los cambios en diferentes categorías y enumerará todos los cambios entre dos archivos comparados.

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Valores calculados

Hay algunas áreas en las que esta función no funcionará directamente. Esta característica, en primer lugar, encuentra todas las hojas en el libro de trabajo que tienen el mismo nombre con nombres idénticos. Compara el valor celda por celda en cada hoja. Los proyectos de VBA, los formatos de celda, los comentarios, los gráficos y los objetos no se comparan en esta función.

Esta función funciona con solo dos libros de trabajo, no más que eso. Como ha visto anteriormente, en las ventanas de comparación, solo puede agregar 2 libros de trabajo. Entonces, esto podría ser una limitación de esta función. Si algún libro de trabajo está protegido, esta función no permitirá comparar ese archivo. Primero debe desprotegerlo y luego puede usarlo para comparar.

Tiene problemas para encontrar las actualizaciones que sus colegas han hecho en sus libros de Excel.

En la guía anterior, hemos compartido lo que puede comparar, cómo comparar y lo que no puede comparar en la función de comparación de Microsoft Excel. Ahora, asegúrese de comparar los archivos similares para obtener el resultado correcto. No podrá usar un objeto, proyecto VBA y más cosas como esa como se explicó anteriormente. Solo se le puede permitir comparar dos libros de trabajo a la vez.