¿Cómo configurar Pasos rápidos en Microsoft Outlook?

Outlook es el popular cliente de correo electrónico utilizado en muchas organizaciones a gran escala. Es un hecho que alrededor del 80% del tiempo las personas necesitan realizar las mismas actividades repetidamente cuando usan correos electrónicos de Outlook. Podría ser enviar un correo electrónico a su gerente en un formato predefinido o reenviar automáticamente correos electrónicos a carpetas para organizarlos. Hacer la misma acción repetidamente es una tarea que consume mucho tiempo y Outlook ofrece una solución llamada Pasos rápidos. En este artículo, explicaremos cómo configurar Quick Steps en Microsoft Outlook.

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Acceso a Pasos rápidos en Microsoft Outlook

Tiene dos formas de usar Quick Steps en Outlook: una es usar las acciones predeterminadas y la segunda es crear acciones personalizadas para sus necesidades. Outlook ofrece una gama de Pasos rápidos predefinidos, a los que puede acceder desde la cinta en la pestaña «Inicio».

Quick Steps in Outlook

Haga clic en la flecha hacia abajo para expandir la lista. Aunque hay Pasos rápidos predefinidos, aún necesita configurar la acción por primera vez.

Predefined Quick Steps in Outlook 2016

Caso de ejemplo

Digamos que necesita reenviar correos electrónicos a su gerente con frecuencia. Sin Pasos rápidos, debe seguir los pasos a continuación:

• Abra el correo electrónico y haga clic en la opción de reenviar. Alternativamente, haga clic con el botón derecho en el elemento de correo electrónico y elija reenviar.
• Después de eso, debe ingresar la dirección de correo electrónico de su administrador.
• Finalmente, haga clic en enviar correo electrónico para finalizar la tarea.

Puede realizar todos estos pasos con un solo clic usando Pasos rápidos. Sin embargo, primero debe configurar los pasos por primera vez.

Configuración por primera vez para Pasos rápidos predefinidos

Haga clic en la opción «Al administrador» en los Pasos rápidos predefinidos. Si no ve la opción, lea la siguiente sección sobre cómo crear un nuevo Pasos rápidos.

First Time Forward Setup

• Ingrese la dirección de correo electrónico de su gerente en el campo Para. Si desea personalizar, haga clic en el botón «Opciones» para abrir la ventana emergente «Editar pasos rápidos».

Edit Quick Steps

• En la ventana emergente «Editar pasos rápidos», puede cambiar el asunto, agregar Cc, agregar Bcc, configurar el indicador y la importancia.
• También puede agregar un texto y programar el mensaje después de 1 minuto de retraso .
• Haga clic en el botón «Agregar acción» para agregar una acción adicional, como después de reenviar, responder al correo electrónico o mover el correo electrónico a una carpeta específica. Puede crear una nueva carpeta como «Correo electrónico enviado al administrador» y agregar la segunda acción para mover el correo electrónico a esta carpeta. De esta manera, puede rastrear fácilmente los correos electrónicos reenviados a su gerente.
• Configure un acceso directo y una información sobre herramientas para la acción.
• Haga clic en los botones «Guardar» en las ventanas emergentes para aplicar sus cambios.

Ahora que ha completado la configuración de Pasos rápidos por primera vez para usarlo. Antes de utilizar los Pasos rápidos, analicemos también la creación de sus acciones personalizadas.

Configurar pasos rápidos personalizados

Si desea hacer algo que no figura en los Pasos rápidos predefinidos, haga clic en la opción «Nuevo paso rápido > Personalizado».

Creating Custom Quick Steps in Outlook

Verá la misma ventana emergente «Editar paso rápido».

• Ingrese el nombre de su Paso rápido.
• Haga clic en el menú desplegable «Elegir una acción» para ver la lista de opciones disponibles.

Creating New Quick Step

• Digamos que desea configurar un Paso rápido para » Marcar como no leído». Seleccione la opción del menú desplegable.
•  Haga clic en el menú desplegable de accesos directos y elija el acceso directo existente para revocar su paso rápido. Outlook ofrece el rango de acceso directo desde «Control + Shift + 1» hasta «Control + Shift +9». Lamentablemente, no puede crear un acceso directo personalizado para revocar sus Pasos rápidos.

Setup Shortcut for Quick Step

• Ingrese el texto de información sobre herramientas que se mostrará cuando pase el mouse sobre el nombre de Pasos rápidos en la cinta.
• Haga clic en el botón «Finalizar» para completar la configuración.
• Puede ver el paso recién creado aparece en la cinta como se muestra a continuación.

View Custom Quick Steps

Aplicación de pasos rápidos

Ahora que sabe cómo configurar los Pasos rápidos predeterminados por primera vez y cómo crear uno nuevo para sus necesidades. Puedes usarlos con un solo clic.

• Primero, seleccione el correo electrónico y haga clic en Pasos rápidos en la cinta.
• En el ejemplo anterior «Marcar como no leído», puede usar «Control + Mayús + 1» accesos directos para que el correo electrónico no se lea. Del mismo modo, puede reenviar el correo electrónico a su gerente y mover el correo electrónico a la carpeta especificada con un solo clic.

Gestión de pasos rápidos

Puede confundirse cuando tiene muchos pasos rápidos. Para administrar todos sus Pasos rápidos existentes, haga clic en el ícono pequeño en la esquina inferior derecha del grupo Pasos rápidos en la cinta. Verá una ventana emergente «Gestionar pasos rápidos» como se muestra a continuación.

Manage Quick Steps

Aquí puede ver todos los Pasos rápidos disponibles en su Outlook.

• Puede editar, duplicar o eliminar un paso rápido.
• Cree un nuevo Pasos rápidos haciendo clic en el botón «Nuevo» y seleccione la opción requerida.
• Use los botones de flecha hacia arriba o hacia abajo para mover los elementos y reorganizar el orden. De esta forma, puede mantener los Pasos rápidos más importantes en la parte superior de la lista de su cinta.

Pasos rápidos frente a reglas

Tenga en cuenta que Outlook también tiene reglas para mover los correos electrónicos a carpetas específicas. Sin embargo, los Pasos rápidos son una adición útil a las reglas existentes en Outlook. La diferencia entre los Pasos rápidos y las reglas es que debe llamar a Pasos rápidos manualmente mientras que las reglas funcionan automáticamente.