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Outlook es el popular cliente de correo electrónico utilizado en muchas organizaciones a gran escala. Es un hecho que alrededor del 80% del tiempo las personas necesitan realizar las mismas actividades repetidamente cuando usan correos electrónicos de Outlook. Podría ser enviar un correo electrónico a su gerente en un formato predefinido o reenviar automáticamente correos electrónicos a carpetas para organizarlos. Hacer la misma acción repetidamente es una tarea que consume mucho tiempo y Outlook ofrece una solución llamada Pasos rápidos. En este artículo, explicaremos cómo configurar Quick Steps en Microsoft Outlook.
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Tiene dos formas de usar Quick Steps en Outlook: una es usar las acciones predeterminadas y la segunda es crear acciones personalizadas para sus necesidades. Outlook ofrece una gama de Pasos rápidos predefinidos, a los que puede acceder desde la cinta en la pestaña «Inicio».
Quick Steps in Outlook
Haga clic en la flecha hacia abajo para expandir la lista. Aunque hay Pasos rápidos predefinidos, aún necesita configurar la acción por primera vez.
Predefined Quick Steps in Outlook 2016
Digamos que necesita reenviar correos electrónicos a su gerente con frecuencia. Sin Pasos rápidos, debe seguir los pasos a continuación:
Puede realizar todos estos pasos con un solo clic usando Pasos rápidos. Sin embargo, primero debe configurar los pasos por primera vez.
Haga clic en la opción «Al administrador» en los Pasos rápidos predefinidos. Si no ve la opción, lea la siguiente sección sobre cómo crear un nuevo Pasos rápidos.
First Time Forward Setup
Edit Quick Steps
Ahora que ha completado la configuración de Pasos rápidos por primera vez para usarlo. Antes de utilizar los Pasos rápidos, analicemos también la creación de sus acciones personalizadas.
Si desea hacer algo que no figura en los Pasos rápidos predefinidos, haga clic en la opción «Nuevo paso rápido > Personalizado».
Creating Custom Quick Steps in Outlook
Verá la misma ventana emergente «Editar paso rápido».
Creating New Quick Step
Setup Shortcut for Quick Step
View Custom Quick Steps
Ahora que sabe cómo configurar los Pasos rápidos predeterminados por primera vez y cómo crear uno nuevo para sus necesidades. Puedes usarlos con un solo clic.
Puede confundirse cuando tiene muchos pasos rápidos. Para administrar todos sus Pasos rápidos existentes, haga clic en el ícono pequeño en la esquina inferior derecha del grupo Pasos rápidos en la cinta. Verá una ventana emergente «Gestionar pasos rápidos» como se muestra a continuación.
Manage Quick Steps
Aquí puede ver todos los Pasos rápidos disponibles en su Outlook.
Tenga en cuenta que Outlook también tiene reglas para mover los correos electrónicos a carpetas específicas. Sin embargo, los Pasos rápidos son una adición útil a las reglas existentes en Outlook. La diferencia entre los Pasos rápidos y las reglas es que debe llamar a Pasos rápidos manualmente mientras que las reglas funcionan automáticamente.