¿Cómo administrar tareas en Microsoft Outlook?

La mayoría de nosotros usamos Microsoft Outlook para enviar correos electrónicos y reuniones/citas de calendario. Sin embargo, también puede usar Outlook para crear tareas y seguir el progreso hasta su finalización. También es posible asignar o delegar las tareas a sus colegas y miembros del equipo. En este artículo, explicaremos cómo administrar tareas en Microsoft Outlook.

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¿Cómo administrar tareas en Microsoft Outlook?

Cubriremos las siguientes secciones en este artículo :

• Crear nueva tarea
• Convertir correo electrónico en una tarea
• Editar tarea
• Delegar o asignar tarea

¿Cómo crear tareas en Microsoft Outlook?

Siga las instrucciones para crear una nueva tarea.

Outlook mostrará los íconos de correo, calendario y tareas en la parte inferior de la barra lateral derecha. Esto puede variar dependiendo de su configuración. Si no ve la opción «Tareas», haga clic en el botón de tres puntos en la parte inferior de la barra de navegación lateral y seleccione la opción «Tareas».

Open Tasks in Outlook

Alternativamente, puede usar el cuadro de búsqueda en Outlook 2016 en adelante para encontrar Tareas ver para ti. Una vez que esté en la vista Tareas, Outlook tendrá diferentes elementos de menú en la cinta.

De forma predeterminada, puede ver todas sus tareas existentes y la lista de tareas pendientes en la vista de tareas. La lista de tareas pendientes muestra todas las tareas, así como todos los correos electrónicos marcados para seguimiento. Haga clic en el botón «Nueva tarea» para crear una nueva tarea.

Creating New Tasks in Outlook

Ingrese el asunto de su nueva tarea que Outlook mostrará en la lista de tareas.

Definición de fecha de vencimiento, estado y prioridad

A diferencia de una cita, la edición de una tarea no está sujeta a una hora y duración fijas. Sin embargo, puede definir una fecha de vencimiento para las tareas. También puede crear tareas sin una fecha de vencimiento firme.

• Haga clic en el icono «Calendario» en los campos «Fecha de inicio» y «Fecha de vencimiento». Configure las fechas para su tarea según su necesidad. También puede ingresar descripciones de fechas como Hoy, Mañana o Pasado mañana en los campos de fecha de inicio y de vencimiento. Outlook los convierte automáticamente en las fechas correspondientes.
• Ahora haga clic en el campo «Estado». Aquí puede establecer cuánto ha progresado el trabajo en la tarea.
• Puede usar el campo «Prioridad» para definir qué tan importante o urgente es una tarea. De forma predeterminada, la prioridad de una tarea se define como «Normal» en Outlook.

• En el campo «% completado», puede ingresar el porcentaje de finalización de la tarea si es necesario.
• Si lo desea, puede hacer que Outlook le recuerde completar una tarea.
• En el área de texto , puede ingresar información adicional sobre la tarea o insertar elementos relacionados con la tarea.

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Configuración de tareas recurrentes

Si se trata de una serie de tareas recurrentes, como una tarea que debe completarse el semanalmente, habilite el botón «Recurrencia» en la cinta. A continuación, puede definir el patrón de recurrencia.

Setting Task Recurrence in Outlook

Ver tareas creadas

Ahora que ha completado los detalles de la tarea, guarde y cierre la tarea. Puede ver la nueva tarea en la lista de tareas con la fecha de vencimiento correspondiente.

View Created Task

Conversión de correo electrónico a tarea

Crear tus propias tareas nuevas es muy fácil. Sin embargo, es posible que deba convertir un correo electrónico recibido en una tarea de vez en cuando. Aquí se explica cómo convertir un correo recibido en una tarea.

• Cambiar a la vista de correo electrónico en Outlook.
• Tiene varias opciones para incluir un correo electrónico en su lista de tareas. Para un correo electrónico, tiene la opción de marcar un correo electrónico para seguimiento. Dichos correos electrónicos se muestran en la lista de tareas pendientes, pero siguen siendo mensajes de correo electrónico. Puede hacerlo haciendo clic con el botón derecho en un mensaje y seleccionando la fecha de vencimiento en el menú «Seguimiento».

Follow Up Email

• También puede convertir un correo electrónico por completo en una tarea. Use el botón «Mover» y seleccione la carpeta «Tareas» para hacer esto.

Moving an Email to Tasks

• Ahora verá la nueva ventana de tareas con el mismo asunto de la tarea que el asunto del correo electrónico. Outlook también adjunta el correo electrónico original en el área de texto que puede abrir haciendo doble clic si es necesario.

Convert Email to Task

Tienes todas las opciones disponibles como cuando creas una nueva tarea. Después de completar los detalles, guarde la tarea y luego vuelva a la vista «Tarea» para ver la nueva tarea en la lista de tareas. Recuerde, Outlook eliminará el correo electrónico de la carpeta Bandeja de entrada.

Email Moved to Tasks

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Edición de tareas

Puede editar cualquiera de sus tareas después de la creación. Para editar, primero seleccione una tarea.

• Digamos que desea cambiar la fecha de vencimiento de una tarea. Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en la tarea y elija la fecha de vencimiento en el menú «Seguimiento».
• Después de completar una tarea, haga clic en el cuadro «Completado» frente a la tarea o en la bandera en la columna de la derecha.
• También puede marcar una tarea como completa haciendo clic en el botón correspondiente en la cinta .
• Outlook mostrará todas las tareas completadas tachadas. Si ya no necesita una tarea en la lista, haga clic en el botón «Eliminar de la lista» para eliminarla de la lista.

Editing Tasks in Outlook

Delegación de tareas

En Outlook también puede delegar tareas a otras personas. Puede asignar tareas nuevas o existentes a otras personas. Si desea asignar una tarea a otra persona, solo tiene que elegir la persona de sus contactos o ingresar la dirección de correo electrónico del destinatario.

• Al crear una nueva tarea, puede hacer clic en el botón «Asignar tarea» para delegar a otra persona.
• Cuando ya tenga una tarea creada en su lista de tareas pendientes, haga clic con el botón derecho en la tarea y seleccione «Asignar tarea». Alternativamente, haga doble clic para abrir la tarea en una Vista de tareas y puede encontrar un botón para asignar una tarea en la cinta.
• Use el campo de dirección en esta ventana de diálogo para seleccionar la persona que realizará la tarea.

Delegating or Assigning a Task in Outlook

• También de forma predeterminada, una copia de la tarea permanece en su lista de tareas para obtener información. Deshabilite este campo si la tarea delegada ya no aparecerá en su lista de tareas pendientes.
• De forma predeterminada, recibirá una notificación cuando la tarea asignada se haya completado. También puede deshabilitar esta notificación.
• Después de verificar los detalles, envíe la tarea a la persona designada.

Aceptar o Rechazar tareas delegadas

• El ícono frente a la tarea le indica que la tarea ha sido asignada a otra persona. El destinatario ahora tiene la opción de aceptar o rechazar la tarea.

Accept or Reject Assigned Task

• Outlook le notificará sobre el estado aceptado o rechazado. También obtendrá información del progreso para completar la tarea tan pronto como el destinatario de la tarea ingrese la información relevante.

Check Status of Assigned Tasks

Ver todas las tareas asignadas

Cuando esté en la vista Tareas, haga clic en la opción de vista «Asignado» de el elemento de la lista. Ahora, solo puede ver las tareas que ha asignado a otras personas.

View Delegated Tasks in Outlook

Puede ver el estado de las tareas delegadas como una columna separada en las vistas «Detallada» y «Asignada». En las vistas «Activo», «Próximos 7 días» y «Atrasado», hay columnas separadas para el estado y el progreso. También encontrará toda la información relevante en el encabezado de la ventana de la tarea cuando abra una tarea.