¿Cómo comparar dos documentos de Word?

En nuestro artículo anterior, explicamos cómo comparar dos hojas de cálculo de Excel. Del mismo modo, puede comparar fácilmente documentos de Word con unos pocos clics. Lo que necesita es tener Office 365 o Word 2019. Esta función también funcionará en las versiones de Windows y Mac.

¿Por qué necesita comparar dos documentos de Word?

Hay muchas razones por las que puede necesitar comparar dos documentos de Word. En nuestro caso, algunos usuarios nos envían publicaciones de invitados o, a veces, obtenemos artículos de mercados en línea como Upwork. La mayoría de las veces el artículo necesita modificaciones y el autor corregirá el contenido y lo reenviará después de las modificaciones. Desafortunadamente, ninguno de ellos utiliza la función de control de cambios para diferenciar y mostrar el contenido revisado. Por lo tanto, necesitamos comparar las dos versiones del mismo archivo para saber si se realizaron los cambios solicitados. Además, también puede combinar las dos versiones del documento si hay algún contenido disponible para combinar de ambas versiones.

El otro buen ejemplo es cuando se trabaja con un equipo o compañeros de trabajo en una organización. En algún momento, todos los miembros del equipo deben actualizar el mismo documento con su parte, y es posible que deba verificar y realizar un seguimiento de los cambios para su revisión. Después de revisar los cambios de todos, puede rechazar o aceptar cambios individuales para consolidar la versión final.

Pasemos a explicar el proceso.

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¿Cómo comparar dos documentos de Word?

Abra Microsoft Word y vaya a la pestaña «Revisar». Haga clic en «Comparar» y elija la opción «Comparar documentos…».

Compare Documents Menu

Word intentará acceder a sus documentos recientes y le pedirá permiso para acceder a ellos. Esto sucederá especialmente en la versión de Office 365 en Mac, ya que Apple necesita una confirmación de privacidad al acceder a los archivos desde la versión macOS Catalina. Puede hacer clic en el botón «Cancelar» para cerrar las ventanas emergentes y seleccionar un documento diferente. Sin embargo, es posible que deba confirmar el acceso cuando seleccione otro documento.

Grant File Access in macOS

En Windows 10, verá el cuadro de diálogo «Comparar documentos» como se muestra a continuación.

Selección de documentos para comparar

Haga clic en el botón del navegador y elija las versiones original y revisada de su documento. También puede acceder fácilmente a los archivos recientes haciendo clic en los menús desplegables de nombre de archivo.

Select Documents for Comparison

Word por defecto muestra los cambios en su documento revisado y toma el autor del documento en la etiqueta. Puede proporcionar una palabra diferente como «Cambiado» en el cuadro de texto «Etiquetar cambios con» disponible en la sección «Documento revisado».

Enter Tracking Label

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Personalización la comparación

La simple selección de dos documentos es suficiente para ejecutar la función de comparación en Word. Sin embargo, puede hacer clic en el pequeño botón de flecha desplegable para ver más opciones de personalización.

Customize Comparison

Configuración de comparación

Seleccione las opciones para comparar, como cambios de casos, comentarios, campos, notas, formato, encabezados y pies de página. También puede encontrar la adición y eliminación de cuadros de texto, tablas e incluso espacios en blanco entre las dos versiones del documento.

Mostrar cambios

Aquí verá dos opciones más para comparar a nivel de carácter o palabra. Le recomendamos que seleccione la opción de nivel de palabra predeterminado. Finalmente, puedes seleccionar dónde quieres mostrar las comparativas. Puede mostrar la comparación en uno de los documentos originales o revisados ​​o crear un nuevo documento para mostrar la comparación.

Haga clic en «Aceptar» después de seleccionar las opciones.

Comprobación de la comparación

Según su selección, Word abrirá el comparación en uno de los documentos existentes o en un nuevo documento. Puede ver todos los cambios entre los dos documentos que se enumeran en la barra lateral como se muestra a continuación. Esto es exactamente similar a usar «Control de cambios» al actualizar contenido en documentos de Word.

View Compared Results

Haga clic en cualquiera de los cambios en la barra lateral para ver cuándo se modificó. También puede hacer clic en el texto del documento para ver más detalles de los cambios.

View Change Details

Tenga en cuenta que la palabra «Cambiado» que se muestra en el seguimiento es la palabra que proporcionó como etiqueta al seleccionar los documentos. Cuando haya elegido mostrar la comparación en un nuevo documento, al hacer clic en los cambios en la barra lateral se mostrarán las estadísticas de inserción y eliminación en otra barra lateral como se muestra a continuación.

Getting Revisions Summary

Aceptar o rechazar cambios

Ahora que puede comparar los dos documentos de Word y ver la resultados De manera similar a la revisión normal, puede aceptar o rechazar cada cambio en la versión revisada. Puede hacerlo desde el menú «Revisar > Aceptar/Rechazar» o haciendo clic derecho en cada cambio.

Accept or Reject Changes

Después de terminar la revisión, guarde su contenido para tener una versión final después de la comparación. Durante la revisión de comparación, puede revertir el documento a la versión original yendo a «Revisar> Seguimiento» y seleccionando «Original». También puede modificar las opciones de marcado para personalizar la vista de mostrar la comparación.

Revert to Original Document

Recuerde, cuando selecciona documentos que contienen seguimiento de cambios sin aceptación, Word le pedirá que confirme que todos esos cambios pueden aceptarse o rechazarse antes de la comparación. Básicamente, esto significa que primero debe revisar y aceptar/rechazar cambios en los documentos antes de intentar comparar.

Confirm Track Changes Before Comparison

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Consideraciones de formato

Podría darse el caso de que dos los documentos seleccionados tienen un formato diferente y desea mostrar la comparación en un nuevo documento. En este escenario o en cualquier otro conflicto de formato, Word le pedirá que confirme el uso del formato de uno de los documentos seleccionados.

Confirm Use of Formatting

Combinar documentos

Similar a la comparación, también puede combinar dos documentos después de la comparación con control de cambios. Sin embargo, esto no funcionará para combinar dos documentos completamente diferentes.