¿Cómo usar la combinación de correspondencia en Word?

La combinación de correspondencia es una característica de Microsoft Word que le permite personalizar una sección para cada copia de un documento similar. Le permite usar una lista de contactos u otras partes de un documento almacenado en una base de datos (podría ser una lista de combinación de correo de Word, hojas de cálculo de Excel, acceso u otras formas de bases de datos). En otras palabras, la combinación de correspondencia permite a los usuarios crear un conjunto de documentos con un diseño y contenido similar pero con información diferente en algunas secciones.

Relacionado: Cómo cambiar el nombre del archivo incrustado en Office documentos?

Uso ​​de la combinación de correspondencia en Microsoft Word

Principalmente, esta función se utiliza para crear cartas, etiquetas o correos electrónicos idénticos para diferentes destinatarios. También puede usar la herramienta para personalizar informes, boletines o cualquier otro documento y enviar correos electrónicos a diferentes contactos en su lista de correo. En general, la combinación de correspondencia puede ser útil siempre que desee generar varios documentos de salida con algún contenido fijo como membrete y partes específicas con datos que varían según una fuente de datos en particular.

Métodos abreviados de teclado de la combinación de correspondencia

• Documento principal: documento de Word con contenido que será el mismo en toda la salida. Puede ser texto sin formato, texto de guía de campos combinados, membrete de la empresa, etc.
• Fuente de datos: una base de datos con una lista de datos que varían con cada salida de combinación de correo (por ejemplo, los destinatarios de su boletín informativo mensual).
• Combinar documento: la salida resultante cuando combina el documento principal con la fuente de datos.

En esta guía, le mostraremos cómo usar la función de combinación de correspondencia en MS Word.

Conclusión

• Abra un nuevo documento, una plantilla o un documento principal existente en Word para comenzar.
• Vaya a » Correos” y en la cinta, haga clic en la flecha “Iniciar combinación de correspondencia” para expandir.
• Seleccione la última opción “Paso a paso…” para iniciar el asistente de combinación de correspondencia.

Start Mail Merge

• Esto abrirá una Asistente para combinar correspondencia en el borde derecho del documento. Seleccione el tipo de documento que desea preparar y haga clic en «Siguiente» en la parte inferior del asistente.

Document Type

Relacionado: ¿Cómo usar libros electrónicos en Microsoft Word?

Editar el documento principal

Aquí debe seleccionar su documento inicial.

• Si el documento actual es su documento principal, elija la primera opción y continúe agregando el destinatario.
• En algunos casos, es posible que tenga una plantilla que utilice para sus cartas. Si ese es el caso, marque la opción de plantilla y luego haga clic en «Seleccionar plantilla» para elegir entre sus plantillas almacenadas.

Pick Template

• Cuando tenga listo su documento principal, marque la alternativa de documento existente y haga clic en el botón «Abrir» para elegir el archivo específico en el almacenamiento de su PC.

From Existing Document

Nota: Una vez que elige una plantilla o un archivo existente, el documento se carga y la opción cambia a «Usar el documento actual».

Vista previa de los documentos de salida

MS Word le ofrece tres opciones para agregar datos de la fuente.

Crear una lista en Word

• Puede tener sus datos en una base de datos (Excel, Access, etc.). Elija «Usar una lista existente», haga clic en el enlace «Examinar» para especificar la lista que desea fusionar.
• Seleccione la fuente de datos y haga clic en «Aceptar» para agregar la lista.

Browse List

• Puede agregar varias fuentes de datos haciendo clic en el enlace «Seleccionar una lista diferente». Además, al hacer clic en el enlace «Editar…», puede editar su lista para seleccionar solo los datos que le interesan.

Edit List

• Elija la opción para seleccionar los datos del destinatario de sus contactos de correo de Outlook.
• Haga clic en «Elegir carpeta de contactos», seleccione su perfil de Outlook y haga clic en el botón «Aceptar».

Outlook Contacts

Relacionado: ¿Cómo agregar una tabla de contenido en Word?

• La tercera opción le permite crear una nueva lista en MS Word para su combinación de correspondencia.
• Haga clic en «Escriba una nueva lista» y luego en el botón Crear en la sección inferior.
• Esto abre una vista de tabla donde puede agregar y guardar su lista de destinatarios.
• Escriba los detalles de los destinatarios y presione » Ok”, luego guarde el documento.

New List

Seleccionar lista de una lista existente

• Ahora continúe con la página siguiente para editar el documento principal.
• Si seleccionó un documento en blanco, agregue su contenido al documento y configure la ubicación para fusionar datos.[: ::]Haga clic en el enlace «Bloqueo de direcciones» para editar el orden en que desea que aparezcan los detalles del destinatario.
• Seleccione su estilo preferido y haga clic en «Aceptar» para insertar la dirección.
• Bajo «Líneas de saludo ” elija un saludo y haga clic en “Aceptar”.

Address Block

• Si necesita agregar más detalles, vaya a “Más elementos” e inserte campos adicionales.

Salutation

• Una vez que haya terminado, su documento debería verse así.
• Haga clic en Siguiente para pasar a la vista previa con zard. Utilice las flechas dobles izquierda y derecha para obtener una vista previa de los múltiples documentos personalizados.

Mail Merge Doc

Relacionado: ¿Cómo corregir la lentitud de Microsoft Word?

Seleccionar lista de sus contactos de Outlook

• Puede encontrar una función para buscar un destinatario específico. Una vez que haya verificado los detalles, haga clic en «Siguiente» para completar la combinación de correspondencia.

Preview Mail Merge

• Acceso directo

Elegir su documento principal

Estos son algunos de los atajos de teclado cuando utiliza la función Combinar correspondencia.

Agregar datos (destinatarios) a la combinación de correspondencia

Si desea enviar la misma carta a varios destinatarios, imprimir etiquetas o preparar un documento personalizado pero estándar, puede utilizar la combinación de correspondencia en lugar de crear tantos documentos como el número en su lista. La función de combinación de correspondencia le permite combinar su documento principal con una fuente de datos para terminar con documentos idénticos con detalles únicos en algunas secciones.