¿Cómo administrar varias hojas de trabajo en Excel?

Las aplicaciones de Microsoft Office son un salvavidas para muchos de nosotros en la vida cotidiana. Independientemente de la educación, el origen profesional y étnico, las aplicaciones como Excel se destacan durante décadas. Aunque es sencillo usar hojas de cálculo de Excel para crear listas, gráficos y tablas, aprender algunos consejos y trucos puede ahorrarle un tiempo considerable. En nuestro artículo anterior, explicamos cómo mejorar la productividad en Excel y en este artículo, exploremos consejos para administrar varias hojas de cálculo en el libro de Excel.

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Trabajar con varias hojas de cálculo en Excel

Cada vez que abra una aplicación de Excel, se abrirá un nuevo libro de trabajo con un nombre como «Libro1». Dentro de un solo libro de trabajo, puede tener varias hojas para diferentes propósitos. Puede hacer referencia a las hojas como hojas de cálculo u hojas de trabajo. Las personas trabajan con varias hojas para preparar una salida más grande que tenga entradas distribuidas en hojas. En este tipo de escenario, es esencial administrar de manera efectiva varias hojas de cálculo en un libro de Excel para hacer las cosas rápidamente.

¿Cómo administrar varias hojas de cálculo en Excel?

Aquí hay algunos consejos y trucos que creemos que pueden ayudarlo a administrar hojas de cálculo:

1. Hojas para colorear
2. Ocultar y mostrar hojas
3. Proteger hoja de trabajo con contraseña
4. Referencia rápida desde otra hoja
5. Navegar entre hojas
6. Limitar el número de hojas
7. Nombrar hojas de trabajo correctamente
8. Copiar y mover hojas de trabajo

1. Hojas de trabajo para colorear en Excel

De forma predeterminada, todos las hojas de trabajo de un libro tienen el mismo color de fondo blanco. Cuando tiene varias hojas de trabajo, aplicar diferentes colores de fondo a las hojas puede ayudarlo a recordar el tipo de contenido que tiene en cada hoja de trabajo. También puede usar los colores de la hoja para otros fines, como mantener todas las tareas completadas en una hoja verde mientras que las tareas pendientes se encuentran en una hoja amarilla o roja.

• Cuando esté dentro de un libro de trabajo, haga clic con el botón derecho en la hoja.
• Pase el cursor sobre «Color de pestaña» y elija el color de la herramienta de selección de color visual.

Coloring Excel Worksheets

Verá un cambio de fondo claro en la hoja cuando trabaje en ella. Sin embargo, cuando pasa a la hoja siguiente, puede ver el color de fondo completo para otras hojas. Puede eliminar el color aplicado haciendo clic con el botón derecho nuevamente y yendo a la opción «Color de pestaña> sin color».

Color Sheet When Highlighted Colored Sheet When Not Highlighted

2. Ocultar y mostrar hojas

Probablemente ya lo sepa, puede ocultar o mostrar libros de trabajo desde el menú «Ver> Ocultar / Mostrar». De forma similar a los libros de trabajo, también puede ocultar o mostrar las hojas de trabajo para aumentar la visibilidad de las hojas importantes de su libro.

• Derecha haga clic en la hoja y seleccione la opción «Ocultar» para ocultar una hoja.
• Use la tecla «Control» para seleccionar varias hojas una por una. Alternativamente, use la tecla «Shift» para seleccionar varias hojas como un bloque y ocultarlas a la vez.
• Del mismo modo, haga clic con el botón derecho y elija «Mostrar» para seleccionar la hoja que desea mostrar y mostrar.

Unhide Worksheets in Excel

Cuando seleccione varias hojas, Excel las combinará en un solo grupo. Puede desagrupar desde el menú contextual o hacer clic en cualquier pestaña de la hoja.

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3. Proteger hoja de trabajo con contraseña

Cuando no quieres que nadie cambie el contenido de tu hoja, la buena idea es proteger o bloquear el contenido con una contraseña. La persona que ve la hoja no sabrá la restricción a menos que intente editar los datos de la celda. Vaya a la pestaña «Revisar» y elija la opción «Proteger hoja». Excel le mostrará una ventana emergente donde puede escribir una contraseña y seleccionar las acciones que el usuario puede hacer con esa hoja.

Protect Worksheet with Password

Después de guardar su libro de trabajo, si usted o alguien intenta modificar los datos de la celda en una celda protegida será se le solicitará con el siguiente mensaje que ingrese la contraseña.

Locking Worksheet with Password

Recuerde no tener datos confidenciales en su hoja aunque la proteja, alguien puede simplemente borrar toda la hoja.

4. Referencia rápida desde otra hoja

Cuando tiene muchos números, puede hacer cálculos matemáticos de las celdas a las que se hace referencia en las hojas. Aunque puede ir y seleccionar la celda para hacer referencia, la manera más fácil es usar la referencia de texto. Digamos que tiene datos en las celdas B2 y B3 de la hoja 1. Puede usar la siguiente fórmula, si desea resumir estos datos de dos celdas y mostrarlos en una celda de la hoja 2.

=Sheet1!B2 +Sheet1!B3

Puede hacer clic en cualquier celda y aplicar la fórmula con formato Sheetx!Cellnumber para referencia cruzada.

5. Navegando entre hojas

Puede eliminar el dolor de navegar a través de varias hojas de trabajo usando métodos abreviados de teclado.

• Control + Re Pág para moverse en la dirección izquierda
• Control + Av Pág mover en la dirección derecha

6. Número límite de hojas

Excel no restringe la cantidad de hojas en un libro de trabajo. Depende del tamaño de memoria disponible en su computadora en ese momento. Le recomendamos que mantenga el número de hojas dentro de un límite cuando trabaje con varias hojas. De lo contrario, es posible que deba terminar usando las flechas pequeñas ubicadas en la esquina inferior izquierda.

Moving Between Multiple Sheets

Todavía puede usar las teclas Control + Página arriba/abajo para navegar a la hoja siguiente/anterior. Alternativamente, puede usar los siguientes accesos directos.

• Haga clic con el botón derecho en una de las flechas pequeñas para seleccionar toda una hoja de la ventana emergente.
• Control + Clic en la flecha izquierda para navegar a la primera hoja.
• Control + clic en la flecha derecha para navegar a la última hoja.

Tenga en cuenta que Excel recordará dónde se encuentra al cerrar un libro de trabajo. La próxima vez que abra, irá a la misma hoja cuando estaba en el momento del cierre.

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7. Nombrar hojas de trabajo correctamente

Excel asigna un nombre predeterminado a las hojas de trabajo como Hoja1, Hoja 2, etc. Esto no tiene sentido cuando tiene varias hojas con contenido. Puede hacer doble clic en una hoja o seleccionar «Cambiar nombre» en el menú contextual del botón derecho para cambiar el nombre. Tener nombres descriptivos lo ayudará a navegar y recordar fácilmente el pedido.

Naming Excel Sheets

8. Copie, mueva y elimine varias hojas de trabajo

Puede administrar el movimiento, la eliminación y la copia de hojas de trabajo haciendo clic con el botón derecho y eligiendo la opción adecuada. Utilice las teclas de control o de mayúsculas para seleccionar varias hojas y eliminarlas, moverlas o duplicarlas a la vez.

Move or Copy Worksheet in Excel

Recuerde, para mover debe arrastrar y soltar la(s) hoja(s) seleccionada(s) en la posición requerida. Excel le mostrará un icono de documento único o múltiple cuando arrastre. El menú contextual solo le permite mover las hojas seleccionadas hasta el final. Cuando desee copiar o duplicar toda la hoja de trabajo, asegúrese de seleccionar la casilla de verificación «Crear una copia» en la ventana emergente «Mover o copiar».