¿Cómo configurar la respuesta Fuera de la oficina en Microsoft Outlook?

Outlook es uno de los clientes de correo electrónico más convenientes, independientemente de si lo usa en la empresa o para uso personal. Obviamente, no puede trabajar todo el tiempo y necesita tomar un descanso debido a una enfermedad o vacaciones. En tal caso, es una buena idea informar a los remitentes de correo electrónico que usted no está en la oficina y el tiempo posible en que puede responder a sus correos electrónicos. OOO es un término popular en las organizaciones para indicar fuera de la oficina. En este artículo, explicaremos cómo configurar la respuesta fuera de la oficina en los correos electrónicos de Microsoft Outlook.

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¿Cómo configurar la respuesta Fuera de la oficina en Microsoft Outlook?

Siga las instrucciones a continuación para configurar las respuestas automáticas fuera de la oficina en Outlook:

• Inicie Outlook y vaya al menú «Archivo > Información». Si tiene varios correos electrónicos en Outlook, elija de qué correo electrónico desea activar la respuesta automática.
• Haga clic en el botón «Respuestas automáticas».

Automatic Replies in Outlook

• Verá dos opciones para deshabilitar y habilitar la respuesta automática de su correo electrónico.
• Seleccione la opción «Enviar respuestas automáticas». Ahora verá que Outlook habilita todas las demás opciones para editar.

Enable Automatic Replies

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Configurar el rango de tiempo para Auto Responder

Cuando habilita la respuesta automática, Outlook considerará enviar una respuesta automática inmediatamente sin ninguna fecha de finalización. Esto es útil si está cerrando el correo electrónico de forma permanente o se va de baja prolongada por motivos de maternidad. En este caso, escriba el mensaje correspondiente en el cuadro de texto y haga clic en «Aceptar» para aplicar los cambios.

Sin embargo, la licencia indefinida no es el caso general. Puede estar tomando un día o una semana por enfermedad o vacaciones. En este caso, debe configurar la hora exacta en la que desea enviar la respuesta automática.

• Haga clic en la opción «Enviar solo durante este intervalo de tiempo».
• Seleccione la fecha/hora de inicio y finalización.

Mensaje de respuesta automática

Después de configurar las fechas desde y hasta, el siguiente paso es escribir el mensaje como respuesta al remitente del correo electrónico. Puede enviar una respuesta automática a las personas que tienen la dirección de correo electrónico de su empresa, así como a personas externas.

• Escriba el mensaje correspondiente en la pestaña «Dentro de mi organización». Puede formatear la respuesta configurando diferentes fuentes, tamaños y colores. Haga clic en «Aceptar» y cierre la ventana emergente para enviar una respuesta automática durante el tiempo especificado.
• Si desea enviar una respuesta a personas ajenas a su empresa, vaya a la pestaña «Fuera de mi organización».
• Habilite la opción «Respuesta automática para responder fuera de mi organización». Puede elegir responder solo a las personas en sus contactos o a todas las personas que le envían un correo electrónico durante el período fuera de la oficina.
• Escriba el contenido y el formato del mensaje si es necesario.
• Haga clic en «Aceptar» para aplicar los cambios.

Setup Outside Organization Auto Reply

Eso es; ha configurado la respuesta OOO en Outlook. Recuerde escribir el mensaje significativo con detalles claros. A continuación se muestra un ejemplo del mensaje de fuera de la oficina con el motivo de la ausencia, la hora de regreso, el contacto alternativo y el número de contacto de emergencia (si está dispuesto).

Dear Sender,
[] I am on sick leave; your email will be answered after my back.
[x] I am on holiday leave with very limited access to my email.
[x] I am on holiday leave with very limited access to my email.

Regresaré el 26 de abril de 2019 y puede comunicarse con xxxxx para cualquier consulta.
En casos urgentes, llame a mi teléfono móvil xxxxxxxx.

Gracias y saludos cordiales,
Su nombre

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Configuración de reglas

La La parte divertida es configurar reglas para enviar respuestas automáticas solo para ciertos correos electrónicos. Haga clic en el botón «Reglas» en la ventana emergente de respuestas automáticas y nuevamente haga clic en «Agregar regla…».

Adding Rule to OOO Messages

En el cuadro de diálogo «Editar regla», configure la regla que desea aplicar. Por ejemplo, escriba la dirección de correo electrónico del remitente para que Outlook solo envíe una respuesta automática a ese remitente de correo electrónico. Otros remitentes NO recibirán respuesta automática. Por otro lado, puede considerar enviar una respuesta automática solo a los correos electrónicos que se le envían directamente con su correo electrónico en el campo Para la dirección. De esta manera, puede ignorar cientos de correos electrónicos que le llegan con su correo electrónico en el campo CC.

Setting Rule

Prueba de respuesta automática

Outlook mostrará un mensaje de alerta cuando abra Outlook durante el período fuera de la oficina. También puede enviar un correo electrónico de prueba a su propia identificación para recibir una respuesta OOO.

Out Of Office Enabled in Outlook

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Desactivar respuesta fuera de la oficina

Si desea desactivar la respuesta de OOO durante el período especificado, abra Outlook y haga clic en la opción «Desactivar» para desactivar la configuración de OOO. También puede ir al menú «Archivos > Información» y deshabilitar las respuestas automáticas.

Turn Off Out of Office Reply

De lo contrario, la configuración caducará automáticamente después del tiempo especificado.