13 consejos para usar Microsoft Outlook como un profesional

Muchos de nosotros usamos Outlook para enviar y recibir correos electrónicos a diario. Por lo tanto, ser más productivo y eficiente con Microsoft Outlook le ayudará a ahorrar mucho tiempo que podrá utilizar para otros trabajos. En este artículo explicaremos algunos consejos útiles para mejorar la productividad en Microsoft Outlook. Obtenga más consejos para Word, PowerPoint y Excel en nuestros artículos anteriores.

2. Usar plantillas de correo electrónico

• Consejos de Outlook para trabajar como un profesional
  1. Organizar correos electrónicos en carpetas2. Utilice plantillas de correo electrónico 3. Coloque correos electrónicos, notas y eventos de calendario esenciales en el escritorio4. Programar entrega de correo electrónico5. Mostrar mensajes de correo electrónico como conversaciones6. Bloquee correos electrónicos no deseados 7. Use Sticky Notes8. Use notificaciones de escritorio solo para correos electrónicos importantes9. Carpeta de configuración para CC Emails10. Utilice la función de limpieza 11. Ordenar correos electrónicos automáticamente12. Use Quick Parts para enviar respuestas comunes 13. Utilice Pasos rápidos para realizar acciones específicas
• Conclusion

3. Coloque correos electrónicos esenciales, notas y eventos de calendario en el escritorio

Conocerá funciones como agregar firmas, configurar respuestas fuera de la oficina, recuperar correos electrónicos y enviar correos electrónicos confidenciales. Estos son algunos consejos de Outlook que no conocía.

5. Mostrar mensajes de correo electrónico como conversaciones

En cualquier actividad diaria de la oficina, debe optimizar la gestión y el funcionamiento del correo electrónico. Sin embargo, si ya tiene una bandeja de entrada desbordada con miles de correos electrónicos, puede ser algo desalentador. Nadie quiere pasar horas buscando correos electrónicos importantes que recibió hace unos meses escondidos entre miles de otros correos electrónicos.

Un sistema de carpetas bien administrado hará que todo sea más fácil para usted. Puede crear carpetas y arrastrar correos electrónicos a las carpetas correctas. Esto puede llevar mucho tiempo, pero puede dedicar quince minutos al día para hacerlo. En una semana, puede organizar o eliminar cientos de correos electrónicos que ya no son necesarios.

Create Folder for Emails in Outlook

6. Bloquear correos electrónicos no deseados

Algunos trabajos requieren que redacte el mismo tipo de mensaje con frecuencia. Serás más productivo si creas una plantilla para eso y la usas una y otra vez. Después de escribir su nuevo correo electrónico, simplemente guárdelo como una plantilla yendo a «Archivo> Guardar como> Plantilla de Outlook». Cuando lo desee, vaya a «Inicio > Elementos nuevos > Elegir formulario» y seleccione la plantilla en la carpeta de plantillas de usuario.

Select Template for Creating Email

Lectura adicional: Inserte más de 600 símbolos en Windows con la tecla alt.

7. Utilice notas adhesivas

Outlook le permite configurar recordatorios, marcar y categorizar correos electrónicos para priorizar las tareas. Sin embargo, la mayoría de estas funciones solo funcionan cuando abre la aplicación de Outlook. Supongamos que recibe una tarea urgente el viernes por la noche y desea recibir una notificación el lunes por la mañana. La forma simple y efectiva es poner el correo electrónico en su escritorio. Simplemente arrastre correos electrónicos, notas y entradas de calendario al escritorio de Windows. Haga doble clic en ellos y Outlook se abrirá automáticamente.

8. Usar notificaciones de escritorio solo para correos electrónicos importantes

A veces, desea redactar el correo electrónico pero desea enviarlo más tarde. Una vez que haya terminado de preparar el mensaje de correo electrónico, haga clic en el cuadro de flecha pequeña debajo del grupo «Etiquetas». Puede configurar la hora en el cuadro de texto «No entregar antes» en «Opciones de entrega». Elija la fecha y la hora en que desea que se envíe el correo electrónico.

Delay Email Delivery

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9. Carpeta de configuración para correos electrónicos CC

Hay muchas maneras diferentes de ver los correos electrónicos en Outlook. Sin embargo, ver los correos electrónicos en una conversación secuencial lo ayudará a comprender la comunicación anterior rápidamente.

Esto también hará que sus mensajes de correo electrónico se vean como plataformas de mensajería instantánea, que es mucho más fácil de leer y entender. Puede organizar los correos electrónicos en vista conversacional yendo a la pestaña «Ver» y marcando la casilla «Mostrar como conversaciones» en el grupo «Mensajes».

10. Utilice la función de limpieza

Cada día, puede recibir una docena o más de correos electrónicos no deseados de varias fuentes. Para bloquear los correos electrónicos no deseados y no deseados, seleccione los correos electrónicos y haga clic en la opción «Inicio > Correo no deseado». En el menú desplegable, seleccione «Bloquear remitente» para bloquear todos los correos electrónicos de los remitentes seleccionados.

Block Sender

Si no puede identificar el remitente de correo no deseado de antemano, simplemente arrastre y suelte el correo no deseado en la carpeta de correo no deseado después de recibirlo. Outlook enviará automáticamente cualquier otro correo electrónico del remitente a la basura.

Lectura adicional: Más de 1000 atajos de teclado emoji para Windows.

11. Ordenar correos electrónicos automáticamente

Mantener el recordatorio o los correos electrónicos importantes en su escritorio hará que su escritorio se llene de desorden . En tales situaciones, es fácil usar notas adhesivas para recordatorios rápidos. Cree una nueva nota presionando las teclas «Control + Shift + N» en su teclado. Puede arrastrar la nota a cualquier lugar de la pantalla. Es útil si desea realizar múltiples tareas cada día, ya que ingresar tareas rutinarias en su calendario es bastante ineficiente.

12. Use Partes Rápidas para Enviar Respuestas Comunes

Recibir notificaciones para cada correo electrónico entrante sería una gran distracción. Limite las notificaciones solo para correos electrónicos importantes. En las Opciones de correo, puede crear una nueva regla para mostrar alertas solo para remitentes específicos.

13. Utilice Pasos rápidos para realizar acciones específicas

Esto sucede con bastante frecuencia, su dirección de correo electrónico se agrega en el campo CC de una cadena de correos electrónicos aparentemente interminable. Como resultado, su bandeja de entrada se cargará rápidamente, haciéndola inflada y menos manejable. Una buena práctica es desviar estos correos electrónicos a una carpeta CC especial.

• Go to “Home > Rules” section, and click on the “Mange Rules & Alerts” option.
• On the popup, click on “New Rule…”.
• In the “Rules Wizard” popup select “where my name is not in the To box” condition.
• Click on the “Specified” link in the “Step 2” and choose the folder.
• Save your changes to send all CC emails to selected folder.

Send CC Emails to Specific Folder

También puede crear una regla para el correo electrónico que está en CC de un remitente en particular para enviar a una carpeta específica.

Conclusión

Muchas personas trabajan en lugares de trabajo con uso intensivo de correo electrónico. Es común tener miles de correos electrónicos cada mes. Llevará mucho tiempo y será improductivo buscar entre esta gran cantidad de correos electrónicos. Estos consejos de Outlook lo ayudan a limpiar la bandeja de entrada y reducir la cantidad de correo electrónico que necesita administrar cada día.

• Go to “File” menu and click on “Cleanup Tools” button.
• In the “Mailbox Cleanup” popup, you can find older and larger files to cleanup.
• You can also setup auto archive and empty deleted items folder to fix slow loading Outlook problems.

Outlook Mailbox Cleanup

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Vaya a la sección «Inicio > Reglas» y haga clic en la opción «Administrar reglas y alertas».

Hay diferentes tipos de correos electrónicos que puede recibir todos los días, como notificaciones generadas por computadora, correos electrónicos de clientes, correos electrónicos de gerentes y correos electrónicos divertidos de compañeros de trabajo. Puede usar las reglas de Outlook para ordenar los correos electrónicos.

• Go to “File” tab and click on “Manage Alerts & Rules” button.
• On the “Rules and Alerts” popup, select “New Rule…”
• You and select messages from a sender to send to specific folder. This is useful to classify computer-generated emails and emails from managers or clients.
• It is also possible to select message containing specific words in the subject to classify emails from senders who send both work-related and fun emails.
• Select action for each the criteria, such as sending these emails to the appropriate folder.

Sorting Email with Rules

También puede enviar correos electrónicos de grupos públicos que no desea leer a la carpeta Eliminados. Puede revisar rápidamente los correos electrónicos en la carpeta Eliminados todos los días y eliminarlos de forma permanente.

En la ventana emergente, haga clic en «Nueva regla …”.

Estos consejos de Outlook lo ayudan a manejar tareas repetidas como un profesional. Por ejemplo, si usted es un vendedor o personal de servicio al cliente, recibirá las mismas preguntas todo el tiempo repetidamente. Outlook ofrece una función llamada Quick Parts, con la que no necesita escribir la misma respuesta una y otra vez.

• Highlight the text in an email that you want to use as a generic answer and go to “Insert > Quick Parts”.
• Choose “Save Selection to Quick Part Gallery”.
• Type in the name of the new Quick Part and click OK.
• When you want to make replies, open a reply email and go to the “Insert > Quick Parts”.
• Choose the appropriate Quick Part. The prewritten text should appear in the email body, edit it if you want before sending.   

Using Quick Parts in Outlook

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En la ventana emergente “Asistente de reglas”, seleccione la condición “donde mi nombre no está en el cuadro Para”.

Quick Steps es una característica versátil, porque puede realizar una larga serie de acciones dependiendo de los disparadores. Por ejemplo, cada vez que reciba una factura del proveedor, es posible que desee reenviarla al departamento de contabilidad y hacer un seguimiento unos días después. Quick Steps puede hacer esto automáticamente por usted.

• Go to “Home” and check the “Quick Steps” group. You can find some default actions from Outlook like sending a “Team Email” and “ “To Manager”.
• Click on small down arrow to open “Manage Quick Steps” popup.
• You can create a custom Quick Steps by clicking on the “New” button and selecting “Custom” option.
• Type in the name of the Quick Steps and choose an action, such as “Forward”.
• You may add multiple actions in each Quick Steps, such as “Create a task with attachment”.
• When you are done, click on the Finish button.
• After you review all incoming emails, go to “Home > Quick Steps” and execute the appropriate Quick Step.
• Be imaginative and creative with Quick Steps, you may speed up any repetitive email management tasks.

Manage Quick Steps in Outlook

4. Programar envío de correo electrónico

Hacer las tareas repetitivas en Outlook acabará con su productividad. Esperamos que algunos de los consejos mencionados anteriormente realmente puedan ayudarlo a ahorrar tiempo de trabajo.