10 consejos de Excel para mejorar tu productividad

La mayoría de las organizaciones de todo el mundo utilizan Microsoft Excel para realizar diversas tareas. Puede realizar análisis de datos simples para tareas complejas como el seguimiento de ventas, la gestión de inventario y la generación de notas con Excel. Proporciona una interfaz de cuadrícula que permite a los usuarios organizar y procesar diferentes tipos de datos en su propio estilo y estructura. Sin embargo, la mayoría de los usuarios entienden que Excel es solo un programa para cifras, pero hay tantas funciones y trucos de Excel que puede usar para aumentar su productividad.

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3. Nombrar celdas de Excel para facilitar la referencia

Aquí hay 10 consejos principales para mejorar su productividad en Microsoft Excel.

1. Pruebe gráficos de Excel
2. Nombre celdas de Excel como referencia
3. Cree hermosas tablas de Excel
4. Formato fácil
5. Pruebe el relleno flash
6. Use datos de lista
7. Congele el encabezado
8. Obtenga una suma rápida
9. Pruebe los atajos de teclado[: ::]Para usar las plantillas de Excel, abra la hoja de cálculo y luego, en el menú desplegable «Archivo», seleccione «Nuevo».
10. Excel mostrará una lista de plantillas para diversos usos, como gestión financiera, programación, gestión de proyectos, calendarios, etc.

Relacionado: Convierta filas en columnas en Excel.

4. Convierta una tabla simple en hermosas tablas de Excel

Diseñar la estructura de su información puede ser tedioso y llevar mucho tiempo. Afortunadamente, Excel ofrece una variedad de plantillas listas para usar para diversas tareas y no es necesario que cree un diseño desde cero.

• Seleccione una de las opciones, diga «Presupuesto» y haga clic en el icono «Crear» en la ventana emergente resultante.

New Workbook

• Ahora puede personalizar la plantilla para que se adapte a sus requisitos.[: ::]Utilice la función «Gráfico recomendado» para descubrir el gráfico más apropiado que puede crear en función de sus datos.

Excel Template List

• Haga clic en cualquier celda dentro del rango de datos y en la pestaña «Insertar» seleccione datos recomendados.

Create from Template

• Haga clic en las diversas opciones s, obtenga una vista previa del gráfico y, una vez que encuentre la mejor opción, haga clic en «Aceptar» para insertar.

Customize Template

Nota: También puede buscar plantillas en línea cuando está conectado a Internet.

5. Formateo fácil

Los gráficos son muy útiles para resumir grandes datos en ilustraciones simples que son fáciles de entender y analizar. Comprender algunos trucos para los gráficos en Excel lo ayudará a crear gráficos más significativos en menos tiempo.

• Personalice el gráfico utilizando las «Herramientas de gráficos» que aparecen en la parte superior de todos los elementos del menú.
• Puede agregue más datos a la tabla y Excel actualizará automáticamente el gráfico. Para agregar una columna (Q4), escriba «Q4» en la celda a la derecha del encabezado «Q3».
• Ingrese los datos para el cuarto trimestre y tenga en cuenta que el gráfico muestra automáticamente los datos para la columna agregada.

Recommended Charts

• Por defecto, el programa asigna el nombre a la celda combinando la letra de la columna y el número de fila.

Chart Tools

• Puede asignar un nombre personalizado a las celdas, un rango o una tabla para evitar confusiones y mejorar la velocidad cuando refiriéndose a una celda o rango específico.
• Seleccione la celda o el rango y haga clic con el botón derecho en él. Seleccione «Definir nombre» en la lista del menú.

Add Data

Recuerde, cuando desee convertir su tabla de datos en un gráfico, simplemente presione las teclas «Alt + F1». Excel convertirá automáticamente la tabla seleccionada en un gráfico elegante.

6. Pruebe Flash Fill

El «Cuadro de nombre» de Excel a la izquierda (justo) encima de las celdas muestra el nombre de la selección actual (tabla, celda, etc.).

• Escriba un nombre para la celda y seleccione el alcance. Puede agregar algunos comentarios para describir la celda en el cuadro de texto «Comentario» y luego hacer clic en «Aceptar».

Name Box

• Utiliza el nombre personalizado en la fórmula de Excel.
• La forma básica de controlar los errores es formatear su celda para un tipo de datos específico. Para hacerlo, seleccione la(s) celda(s) y expanda las opciones de formato «Número» en la pestaña «Inicio».

Defining Name

• Elija el tipo de datos que desea ingresar en las celdas. En la pestaña «Número», seleccione la categoría, especifique el formato deseado en el panel derecho y haga clic en «Aceptar».

Enter Name

• Cuando trabaje con datos con un patrón particular, use «Relleno rápido» para completar la entrada automáticamente.

Custom Names

Relacionado: Cambiar el nombre del archivo incrustado en Excel.

7. Usar lista de datos

¿Tiene una tabla de datos simple en su hoja de Excel? Puede convertir la tabla simple en una atractiva tabla de Excel con filtro y colores alternativos para las filas. Simplemente haga clic dentro de su tabla y presione las teclas «Control + F1» para convertirla en una hermosa tabla de Excel.

Create Beautiful Tables

8. Congelar encabezado

Ingresar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo no solo es tedioso sino también propenso a errores. Un solo error en sus datos puede ser costoso, pero con ciertos trucos, puede minimizar el trabajo y los errores.

• Complete los primeros ejemplos, seleccione la siguiente celda y haga clic en «Flash Fill» en la pestaña «Data».
• Excel completará el llenado del resto de las celdas.

Number Format

Relacionado: Repare la hoja de Excel lenta al procesar sus datos.

9. Quick Sum, Max, Min y Average

• Cuando tenga un lista definida de entradas, como categorías de productos, grupos de edad, etc., puede ahorrar tiempo y controlar la entrada de datos con una lista de opciones para elegir.
• Seleccione las celdas y en la pestaña «Datos» vaya a «Datos Herramienta de validación”.

Flash Fill

• En “Permitir”, elija “Lista” y luego escriba sus opciones debajo de la fuente separadas por una coma. Si tiene su lista en la hoja de cálculo, seleccione el rango y haga clic en «Aceptar».

Filled Cells

• Al completar los datos, será más rápido seleccionar de la lista que escribir.

10. Usar métodos abreviados de teclado de Excel

• 10 consejos de Excel para mejorar su Productividad
• 1. Hacer uso de plantillas de Excel

Checklist

• 2. Usar gráficos de Excel

List Entry

Relacionado:[: 🙂 ¿Cómo crear casillas de verificación y botones de opción en Excel?Es difícil recordar el encabezado de la columna cuando se trabaja con hojas largas y anchas. No se preocupe, seleccione la segunda línea debajo de su encabezado y haga clic en la opción «Congelar paneles» en el menú «Ver> Congelar paneles». Esto congelará la primera fila del encabezado y la mantendrá flotando cuando desplace el contenido. Esto lo ayudará fácilmente a verificar el encabezado cuando se desplaza hacia abajo en la hoja.

Conclusión

Al igual que en la primera fila, también puede congelar la primera columna de la hoja.

Cuando tenga un número en una columna, presione » Control + Shift + T” en Windows o “Command + Shift + T” en Mac para obtener una suma rápida.

En la tabla de Excel filtrada, puede ver un menú desplegable en la suma. Haga clic en él para obtener otras opciones como máximo, mínimo, promedio, recuento, desviación estándar, etc. 

Quick Sum, Max, Min and Averages

Relacionado:

¿Cómo comparar dos libros de Excel?Moverse entre hojas y diferentes documentos de Excel puede sea ​​una molestia si no conoce los atajos de teclado adecuados. Por ejemplo, cuando desee tener un espacio grande, presione «Control + F1» para ocultar la cinta.

Consulte nuestra guía gratuita de métodos abreviados de teclado de Excel para convertirse en un experto.

El objetivo de cada individuo o empresa es ser más productivo y eficiente, y Microsoft Excel ayuda a lograr este objetivo. Para cualquiera que use Excel para completar varias tareas, los consejos anteriores pueden aumentar la velocidad y precisión de su manejo de datos, ahorrándole tiempo y dinero.

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