¿Cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook?

La mayoría de nosotros usamos Microsoft Outlook como cliente de correo electrónico durante muchos años. Con el paso de los años, el tamaño de su buzón crecerá y hará que la aplicación sea muy lenta. Administrar correos electrónicos antiguos puede ser una tarea desalentadora si no los organiza correctamente. Para tener una aplicación de Outlook rápida y fluida, debe limpiar su buzón periódicamente. En este artículo, explicaremos cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook.

¿Por qué debería archivar correos electrónicos en Outlook?

Además de la mejora de la velocidad, hay muchas otras razones por las que debe hacer el mantenimiento.

• Por lo general, las organizaciones usan Exchange Server para enviar y recibir correos electrónicos. Cuando tenga GB de correos electrónicos, el servidor de intercambio se volverá lento para sincronizar los correos electrónicos entre el servidor y su computadora. Por lo tanto, tendrá almacenamiento limitado para correos electrónicos. En este caso, debe eliminar o archivar los correos electrónicos para liberar espacio.
• Es posible que esté cambiando la organización y desee migrar todos sus correos electrónicos antiguos como referencia.
• Al cambiar la computadora, es posible que deba hacer una copia de seguridad los correos electrónicos antiguos para migrar a una computadora nueva.

Ver los detalles del espacio de almacenamiento en Outlook

Outlook tiene diferentes carpetas como bandeja de entrada, elementos enviados, calendarios, etc. Antes de archivar, puede ver el tamaño de estas carpetas para tener una idea de qué contenido ocupa el almacenamiento.

• Inicie Outlook y navegue hasta el menú «Archivo> Información».
• En el panel derecho, busque el botón «Herramientas de limpieza».

Outlook Mail Cleanup Tools

• Puede ver la barra de progreso que indica el tamaño total del buzón y el espacio libre disponible.
• Haga clic en el botón «Herramientas de limpieza» y elija la opción «Limpieza del buzón…».

Mailbox Cleanup in Outlook

• Puede ver diferentes opciones para obtener el tamaño de los datos del correo electrónico en la ventana emergente «Limpieza del buzón». Haga clic en el botón «Autoarchivar» para abrir la ventana emergente «Tamaño de carpeta».

View Mailbox Size in Outlook

• Puede comprobar el tamaño de los datos en diferentes carpetas en el almacenamiento local y del servidor en la ventana emergente «Tamaño de carpeta».

A veces, archivar la bandeja de entrada no reducirá el tamaño de su buzón. Esta es una herramienta útil para tener una idea de qué carpeta ocupa grandes datos. Por ejemplo, puede tener muchos elementos de calendario con archivos adjuntos grandes que ocupan el espacio de almacenamiento.

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¿Cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook?

Outlook ofrece funciones predeterminadas para archivar correos electrónicos a una carpeta en su computadora. Puede usar este archivo archivado para usar en cualquier otra cuenta de Outlook para ver la fecha del correo electrónico anterior. Hay dos formas de archivar correos electrónicos en Outlook: automática y manualmente.

Autoarchivar correos electrónicos en Outlook

La solución fácil para ahorrar tiempo es programar el archivo de correos electrónicos. Por ejemplo, puede archivar correos electrónicos cada 15 días automáticamente.

• Vaya al menú «Archivo > Opciones» y seleccione la pestaña «Avanzado».

AutoArchive Settings in Outlook

• Haga clic en el botón «Configuración de Autoarchivar…» en la sección «Autoarchivar».
• Habilite la primera casilla de verificación «Ejecutar Autoarchivar todos los días» y seleccione la cantidad de días entre las programaciones.

Scheduling AutoArchive in Outlook

Tiene muchas otras opciones para personalizar la función de archivo automático.

• Reciba una alerta antes de Outlook automáticamente ejecuta el archivado.
• Muestra u oculta los elementos archivados en la sección «Archivos» del buzón.
• Configura el tiempo predeterminado para limpiar los correos electrónicos en «Limpiar elementos anteriores a…». Por ejemplo, puede configurar 3 meses para que Outlook archive automáticamente los elementos que tengan más de 3 meses.
• Seleccione la casilla de verificación «Eliminar elementos antiguos de forma permanente» si desea eliminar elementos anteriores a la fecha especificada de forma permanente.
• Cambie el lugar predeterminado en su computadora para guardar el archivo archivado.

Después de proporcionar los detalles, haga clic en el botón Guardar para programar el archivo automático.

Armar manualmente los correos electrónicos en Outlook

Un problema con AutoArchive es que comenzará a ejecutarse cuando abra Outlook en el día programado. A menos que haya habilitado la alerta, alterará su horario de trabajo. La opción alternativa es que puede archivar manualmente los correos electrónicos siempre que tenga tiempo libre.

• Vaya al menú «Archivo > Información».
• Haga clic en el botón «Herramientas de limpieza» y seleccione la opción «Archivar…».
• En la ventana emergente, seleccione las carpetas que desea archivar y comience a archivar los elementos.
• Puede ver la barra de estado que muestra el progreso.

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Programar el autoarchivo para carpetas individuales

La forma de programación anterior archivará todos los elementos en la bandeja de entrada, el calendario , elementos enviados y otras carpetas. Puede ver la misma estructura de carpetas en «Archivos» que se muestra generalmente debajo de su bandeja de entrada.

Sin embargo, también puede tener un programa de Autoarchivado diferente para la bandeja de entrada, los elementos enviados y el calendario.

• Digamos que desea configurar Autoarchivar para la carpeta «Elementos enviados». Haga clic derecho en los «Elementos enviados» que desea configurar Autoarchivar y seleccione «Propiedades».
• Seleccione la opción «Archivar esta carpeta usando esta configuración:» y configure la programación.

AutoArchive Folder in Outlook

Ver correos electrónicos archivados

Como se mencionó, puede ver los correos electrónicos archivados en la aplicación de Outlook de manera similar a su bandeja de entrada normal. Outlook guardará los correos electrónicos archivados como archivo .pst o .ost. PST significa Tabla de almacenamiento personal y ost significa Tabla de almacenamiento fuera de línea. Puede encontrar el archivo comprimido en la carpeta:

C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst

Si ha cambiado la ruta o el nombre del archivo en la configuración, mire debajo la carpeta seleccionada. Puede copiar y usar este archivo PST para usarlo con cualquier cliente de Outlook. En versiones anteriores de Outlook, Microsoft tenía un límite de tamaño de 2 GB para los archivos .pst. Sin embargo, el límite es de 50 GB desde Outlook 2010 en Windows y 10 GB en Outlook 2011 en Mac.

Al cambiar la organización o la computadora, puede copiar el archivo antiguo y vincularlo a su nueva cuenta de Outlook. Verá la sección «Archivos» debajo de su bandeja de entrada en la barra lateral. Esto lo ayudará a ver los correos electrónicos antiguos y a continuar archivando sus correos electrónicos nuevos con el mismo archivo pst anterior.