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La mayoría de nosotros usamos Microsoft Outlook para enviar correos electrónicos y reuniones/citas de calendario. Sin embargo, también puede usar Outlook para crear tareas y seguir el progreso hasta su finalización. También es posible asignar o delegar las tareas a sus colegas y miembros del equipo. En este artículo, explicaremos cómo administrar tareas en Microsoft Outlook.
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Cubriremos las siguientes secciones en este artículo :
Siga las instrucciones para crear una nueva tarea.
Outlook mostrará los íconos de correo, calendario y tareas en la parte inferior de la barra lateral derecha. Esto puede variar dependiendo de su configuración. Si no ve la opción «Tareas», haga clic en el botón de tres puntos en la parte inferior de la barra de navegación lateral y seleccione la opción «Tareas».
Open Tasks in Outlook
Alternativamente, puede usar el cuadro de búsqueda en Outlook 2016 en adelante para encontrar Tareas ver para ti. Una vez que esté en la vista Tareas, Outlook tendrá diferentes elementos de menú en la cinta.
De forma predeterminada, puede ver todas sus tareas existentes y la lista de tareas pendientes en la vista de tareas. La lista de tareas pendientes muestra todas las tareas, así como todos los correos electrónicos marcados para seguimiento. Haga clic en el botón «Nueva tarea» para crear una nueva tarea.
Creating New Tasks in Outlook
Ingrese el asunto de su nueva tarea que Outlook mostrará en la lista de tareas.
A diferencia de una cita, la edición de una tarea no está sujeta a una hora y duración fijas. Sin embargo, puede definir una fecha de vencimiento para las tareas. También puede crear tareas sin una fecha de vencimiento firme.
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Si se trata de una serie de tareas recurrentes, como una tarea que debe completarse el semanalmente, habilite el botón «Recurrencia» en la cinta. A continuación, puede definir el patrón de recurrencia.
Setting Task Recurrence in Outlook
Ahora que ha completado los detalles de la tarea, guarde y cierre la tarea. Puede ver la nueva tarea en la lista de tareas con la fecha de vencimiento correspondiente.
View Created Task
Crear tus propias tareas nuevas es muy fácil. Sin embargo, es posible que deba convertir un correo electrónico recibido en una tarea de vez en cuando. Aquí se explica cómo convertir un correo recibido en una tarea.
Follow Up Email
Moving an Email to Tasks
Convert Email to Task
Tienes todas las opciones disponibles como cuando creas una nueva tarea. Después de completar los detalles, guarde la tarea y luego vuelva a la vista «Tarea» para ver la nueva tarea en la lista de tareas. Recuerde, Outlook eliminará el correo electrónico de la carpeta Bandeja de entrada.
Email Moved to Tasks
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Puede editar cualquiera de sus tareas después de la creación. Para editar, primero seleccione una tarea.
Editing Tasks in Outlook
En Outlook también puede delegar tareas a otras personas. Puede asignar tareas nuevas o existentes a otras personas. Si desea asignar una tarea a otra persona, solo tiene que elegir la persona de sus contactos o ingresar la dirección de correo electrónico del destinatario.
Delegating or Assigning a Task in Outlook
Accept or Reject Assigned Task
Check Status of Assigned Tasks
Cuando esté en la vista Tareas, haga clic en la opción de vista «Asignado» de el elemento de la lista. Ahora, solo puede ver las tareas que ha asignado a otras personas.
View Delegated Tasks in Outlook
Puede ver el estado de las tareas delegadas como una columna separada en las vistas «Detallada» y «Asignada». En las vistas «Activo», «Próximos 7 días» y «Atrasado», hay columnas separadas para el estado y el progreso. También encontrará toda la información relevante en el encabezado de la ventana de la tarea cuando abra una tarea.