Cómo asignar y administrar tareas en Google Docs.

Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google son parte de Google Workspace y son famosos por funciones de colaboración como editar simultáneamente, sugerir ediciones, comentar, otorgar permisos a otros, etc. Si bien la asignación de tareas es una de las partes más importantes de la colaboración, está oculto detrás de otras características y no es inmediatamente visible. Así es como puede asignar tareas en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google y todo lo que necesita saber sobre ellas.

Cómo asignar tareas en Google Docs, Sheets y Slides

La asignación de tareas funciona de manera similar en todas las aplicaciones de Drive: función de comentarios. Así es como puede usar la función de comentarios para asignar tareas en Drive.

1. Primero, abra el documento, la hoja o la diapositiva a la que desea asignar la tarea. Luego coloque el cursor donde desee asignar a alguien para la edición.

2. Ahora haga clic en el icono Comentarios en la barra de herramientas o presione Ctrl+Alt+M.

3. Esto mostrará un cuadro de comentarios donde puede agregar su comentario. Aquí simplemente escriba @ e ingrese la identificación de correo electrónico de la persona a la que desea asignar la tarea.

4. Una vez hecho esto, ingrese la tarea que desea asignarles y habilite la opción junto a Asignar a nombre de usuario. (el nombre de usuario será el nombre de la persona que han asignado a).

5. Ahora haga clic en el botón Assign para asignarles la tarea.

Si la persona en cuestión no tiene permiso para acceder al documento, le pedirá que comparta el documento con ella. Otorgue el permiso o su tarea no será asignada.

Cómo se notificará a la persona asignada

Hay varias formas en que Google notifica al usuario sobre la tarea que se le ha asignado.

1. Google envía un correo electrónico a la persona notificándole que tiene alguna tarea que completar. El correo electrónico también incluye el enlace al documento requerido.

2. El usuario recibirá una notificación de la aplicación Google Drive en su teléfono Android e iOS.

3. Google Drive también mostrará un ícono de insignia en el archivo de documento con el número que indica la cantidad de tareas que la persona debe completar en ese documento específico.

Una vez que se completa la tarea, la persona asignada puede hacer clic en el icono de marca de verificación para marcar la tarea como completada. El comentario será descartado. Más tarde puede hacer clic en el icono de comentario para comprobar todos los comentarios y tareas anteriores. También tiene la opción de volver a abrir tareas cerradas desde aquí.

Cómo reasignar la tarea en Google Docs, Sheets and Slides

Si alguien te asignó una tarea, puedes reasignar la misma tarea a otra persona de tu equipo. También puede completar su parte y continuar con la tarea según su flujo de trabajo.

1. Simplemente haga clic en el diálogo de comentarios que aparecerá y le mostrará una opción de respuesta.

2. Escriba @ y luego ingrese la identificación de correo electrónico de la persona a la que desea reasignar esa tarea. También puede agregar su comentario explicando la tarea en detalle/breve.

3. Una vez hecho esto, active la casilla de verificación junto a Reasignar a nombre de usuario (el nombre de usuario será el nombre de la persona a la que ha reasignado) y haga clic en Botón Reasignar.

Más tarde también pueden reasignar a otros si quisieran.

¿Cómo asignar tareas a varias personas?

Con la ayuda de la función de comentarios, solo puede asignar la tarea a una persona a la vez. Más tarde, pueden reasignar a otra persona, pero no puede asignar la tarea a varios usuarios al mismo tiempo. Aunque puede agregar varios correos electrónicos, solo puede asignarlo a una persona de los contactos que ha agregado. Pero hay una solución a esta limitación.

En lugar de usar la función de comentarios, puede usar la función de sugerencias. Es bastante similar a los comentarios, pero notificará a todas las personas que haya agregado a la sugerencia.

1. Para agregar una sugerencia, haga clic en el ícono de lápiz en la esquina superior derecha y luego haga clic en Sugerencias en el menú desplegable .

2. Ahora coloque el cursor donde desea asignar la tarea y pulse espacio. Esto mostrará un cuadro de diálogo de sugerencias como el de comentarios.

3. Ahora @mencione personas, agregue su tarea y haga clic en Responder. Esto notificará a todos los que ha mencionado.

Pero hay algunas desventajas. Solo funciona en Documentos de Google, pero no en Presentaciones ni Hojas de cálculo. A diferencia de los comentarios, no puede seleccionar un párrafo y agregarle una sugerencia. Solo puede colocar el cursor en el medio y agregar sugerencias.

Conclusión: Asignar y administrar tareas en Drive

Puede asignar tareas a alguien en Docs, pero estas tareas no se sincronizan con sus tareas de Google como algunos de ustedes pueden esperar. Sorprende que no tengamos un único panel para consultar todas las tareas que nos han asignado las personas. Idealmente, me encantaría ver una categoría separada en Tareas de Google donde se muestren comentarios y sugerencias de las aplicaciones de Google Drive.

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